Su personal administrativo necesita adoptar la filosofía del portero. El primer paso es establecer su negocio como una fortaleza, lo que dificulta el acceso a la realeza, lo que significa que usted. La fortaleza debería ser similar a los viejos castillos en Europa. Un castillo tiene muros de piedra muy altos que son difíciles de escalar. Para evitar que las personas lleguen a los muros de piedra, tiene una gran mota alrededor de la fortaleza. También hay un gran puente levadizo que se puede bajar para permitir que solo las personas en las que elijas haber ingresado. Las paredes son impenetrables e inflexibles. Estableces el estándar para el acceso al castillo dentro de las paredes. Luego otorgas acceso solo a aquellos que cumplen con ese estándar.

Hay una persona que realmente controla quién entra o sale de cualquier fortaleza. Esa persona es el guardián. Tienen el control total del puente levadizo que otorga acceso a la fortaleza. Necesita entrenar a su personal para convertirse en porteros fuertes. Deben tener un enfoque militante para permitir que las personas accedan a usted. Hay muchas personas que desean ingresar a la fortaleza, pero solo se debe permitir el ingreso de unas pocas. Debe identificar claramente a su personal quién tiene acceso y quién no. Debería haber solo unas pocas personas que pasan fácilmente por la puerta hacia usted. El resto debe analizarse a fondo para ver si otro miembro del equipo podría ayudarlos primero

Un asistente altamente capacitado puede responder las preguntas de la mayoría de las personas que llaman. Si su asistente le pregunta quién llama y determina qué necesita la persona que llama, podrá responder el 90% de las llamadas inicialmente sin tener que invertir nada de tiempo. Con demasiada frecuencia, las personas que llaman que solicitan hablar con el agente son agentes que verifican la disponibilidad, los tasadores que verifican la información o los Realtors® que verifican las presentaciones, a quienes el asistente puede ayudar fácilmente. Si, por alguna razón, no pueden responder una pregunta en particular, pueden tomar un mensaje. Tomar un mensaje es más que solo anotar el nombre de la persona que llama, el número de teléfono y la fecha y hora de la llamada. Un asistente altamente capacitado descubrirá el motivo específico de la llamada e intentará manejar la pregunta allí mismo en el acto. Esta es una de las técnicas de ahorro de tiempo más grandes de todas.

Si no puede manejar la situación en la llamada inicial, los asistentes altamente capacitados encontrarán la respuesta y luego devolverán la llamada ellos mismos. Finalmente, si es absolutamente necesario que el Agente Campeón hable con la persona que llama, su asistente debe establecer una hora específica para que el Agente Campeón le devuelva la llamada, haciendo una mini cita para la llamada telefónica de regreso del Agente Campeón. Estos pasos crearán un entorno altamente controlado y altamente productivo para todo el equipo.

También es importante comprender la regla de cinco minutos de las llamadas telefónicas. Esta regla establece que tomará al menos cinco minutos completar cualquier llamada telefónica y volver a enfocarse en la actividad que realizó antes de la llamada. Al cambiar de una actividad a otra, a la mayoría de las personas les toma al menos cinco minutos volver a enfocarse en la actividad anterior. Incluso si la llamada telefónica dura solo treinta segundos, cuando los jugos mentales comiencen a fluir nuevamente, usted y su personal habrán perdido al menos cinco minutos de tiempo productivo.

Recientemente fui entrevistado por el personal de NAR para un artículo. Me hicieron esta pregunta: “¿Cuál es la mejor herramienta de ventas hoy en día en bienes raíces?” Mi respuesta los sorprendió. La razón por la que los sorprendió fue porque esperaban algún tipo de herramienta tecnológica como un sitio web o PDA o una calculadora o un generador de servicios de leads web. Dije sin dudar que la mejor herramienta de ventas sigue siendo el teléfono. Mis amigos, Internet ni siquiera es un segundo cercano. Internet es una gran herramienta, pero aún no es la mejor y puede que nunca lo sea por la simple razón de que la palabra escrita no tiene el poder que tiene la palabra hablada.

Si bien este artículo es valioso, la verdad es el material y estoy mejor “en vivo” que en la página impresa. También sabemos que cuando habla con un cliente, cliente o cliente potencial, el teléfono es más efectivo para la comunicación, lo que logrará mejores resultados de ventas que enviar un correo electrónico con el mismo material.

El teléfono también tiene un lado negativo. Te hace más accesible, especialmente en la era de los teléfonos celulares. El teléfono es la herramienta comercial más valiosa, pero también es una distracción si no se controla. Obtenga el control del teléfono y habrá obtenido el control de su tiempo. Esa es realmente la batalla para la mayoría de los agentes y equipos en bienes raíces.