Telecom Expense Management (TEM) es un término utilizado para definir un enfoque para administrar todos los gastos de servicios de telecomunicaciones, como voz, datos e inalámbrico, con una combinación de herramientas de software y auditoría manual. Al administrar todos estos servicios y procesos relacionados, su objetivo es minimizar los costos y maximizar la eficiencia del proceso.

Para una empresa pequeña, puede ser tan simple como revisar su factura telefónica cada mes para asegurarse de que no se le facturen por servicios que no desea. Para las empresas más grandes, es un programa más formal para optimizar el gasto en servicios de telecomunicaciones. La mayor parte de la atención se dirige a la auditoría de facturas y a obtener reembolsos por errores de facturación, pero un programa TEM efectivo puede hacer más que eso.

Una pequeña historia

El costo de las comunicaciones de voz y datos está disminuyendo. Una baja de esta caída de precios es que ya no tiene equipos de cuentas experimentados que conozcan su cuenta y sean su único punto de contacto. La nueva generación de representantes de cuentas para atenderlo no tiene experiencia en sus necesidades de telecomunicaciones y está más orientada a las ventas que a las necesidades.

Para muchas empresas, el gasto total en telecomunicaciones está creciendo. Los trabajadores son más móviles y la cantidad de comunicaciones entre las empresas y sus empleados, incluido el gran volumen de información que intercambian, también ha aumentado. El correo electrónico, Internet, PDA, comercio electrónico y nuestra creciente fuerza de trabajo de teletrabajo conducen a una mayor demanda de intercambio instantáneo y continuo de información utilizando muchos tipos de dispositivos de telecomunicaciones. La mayor complejidad de los dispositivos y servicios y la falta de transparencia en los modelos de carga de operadores han generado confusión y la necesidad de una forma de administrar y controlar los costos de telecomunicaciones.

En el panorama empresarial actual, muchas compañías están reduciendo el personal de soporte, los operadores están brindando menos soporte y la comunicación en general se está volviendo más grande y más compleja. De toda esta confusión, nació la Gestión de Gastos de Telecomunicaciones. TEM proporciona una forma estructurada y profesional de administrar el gasto en telecomunicaciones de una empresa, sin importar cuán grande o pequeño sea. Esta gestión puede ser en forma de software utilizado por un gerente o un experto externo en telecomunicaciones.

¿Cuáles son los problemas?

Hay unos cuantos. Estos incluyen, pero no se limitan a:

1) Uso de múltiples operadores para diferentes servicios que utilizan diferentes formatos de factura. Esto hace que sea difícil igualar y asignar costos de manera efectiva;

2) No tener un inventario completo de los activos de la empresa, incluidos dispositivos inalámbricos, auriculares, hardware, redes informáticas, etc.

3) Dificultad para poder distribuir los costos de telecomunicaciones a las divisiones, equipos o departamentos con precisión;

4) No tener los recursos de la compañía para auditar manualmente cada factura. Entre 7-12% de las facturas están en error. Para las grandes empresas, esta es una cantidad sustancial de dinero que podrían estar perdiendo cada mes; y

5) No entender los costos. No puede controlar el costo de algo cuando no comprende cómo se factura o qué obtiene por su dinero.

¿Cuales son los beneficios?

La gestión de los servicios de telecomunicaciones es compleja y requiere atención constante. Un experto en telecomunicaciones calificado no solo puede realizar auditorías sistemáticas, sino que también puede alertar a la compañía sobre nuevas opciones de ahorro de costos. Los programas de software pueden permitir a las empresas eliminar el desperdicio y optimizar los recursos.

Tanto el software como los expertos externos pueden ayudarlo a: reducir el tiempo mediante procesos sistematizados; reducir costos mediante la identificación de errores; reducir riesgos a través de mejores opciones de informes; e incrementar el control y, por lo tanto, la rendición de cuentas.

El software ayudará al conocimiento y la comprensión del Gerente de telecomunicaciones de los productos, servicios y costos para los gastos de telecomunicaciones de su empresa. Un experto externo puede manejar disputas con operadores y obtener cotizaciones de precios para nuevos servicios. También pueden reestructurar sus acuerdos y contratos con proveedores actuales y encontrar proveedores menos costosos.

Una plataforma TEM sólida proporcionará una solución centralizada para el control de inventario y adquisiciones, cumplimiento de contratos, seguimiento de presupuestos y gastos y procesamiento de facturas. Los sistemas proactivos pueden alertarlo sobre incumplimientos de políticas y cumplimiento de contratos.

Las grandes empresas son los principales candidatos para la gestión de gastos de telecomunicaciones. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas que necesitan organizar y monitorear sus gastos en telecomunicaciones también se beneficiarían.

Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, el gasto en telecomunicaciones es responsabilidad de una persona de TI, un gerente de oficina, un contador o una combinación de los tres. Para este tipo de organizaciones, el beneficio de una solución TEM se basa en la eficiencia de ahorro de mano de obra a través de la automatización. Esto beneficia tanto a las partes de telecomunicaciones como financieras de la compañía al proporcionarles una forma de monitorear, controlar e informar sobre las telecomunicaciones de la compañía.

Teniendo en cuenta la importancia de las telecomunicaciones en la operación de su negocio diario, la gestión de gastos de telecomunicaciones es una estrategia comercial crítica. Su empresa necesita no solo realizar un seguimiento de sus gastos, sino también maximizar sus recursos de telecomunicaciones. TEM le permite tomar decisiones informadas en lugar de conjeturas informadas.