El 20 de abril de 2006, el Departamento de Seguridad Nacional anunció su Estrategia Integral de Control de Inmigración para el Interior de la Nación. El segundo objetivo de esta iniciativa es desarrollar programas sólidos de cumplimiento y aplicación en el lugar de trabajo para disuadir el empleo ilegal en los Estados Unidos.

El Servicio de Control de Inmigración y Aduanas (ICE, por sus siglas en inglés) ha pasado de imponer sanciones administrativas y multas a buscar y castigar a los empleadores sabios e imprudentes de extranjeros ilegales al presentar cargos penales contra los empleadores y los administradores que completan los formularios de elegibilidad de empleo.

En el pasado, los empleadores tenían poco miedo de ser arrestados y las multas administrativas eran nominales y se consideraban un costo de hacer negocios. En 2003 solo se emitieron 124 multas. El año pasado, en una sola investigación de cumplimiento en el lugar de trabajo de ICE, se negoció un acuerdo y el decomiso de $ 15 millones. Apenas la semana pasada, una investigación que comenzó hace más de un año resultó en el arresto de 1,187 personas por cargos administrativos de inmigración, y se presentaron siete denuncias penales contra gerentes o ex gerentes por presuntas violaciones criminales en relación con la contratación de extranjeros ilegales e indocumentados. Los cargos en las denuncias penales alegan albergar a extranjeros para obtener ventajas ilegales y, en dos casos, fraude de documentos. El presupuesto de la Administración para el año fiscal 2007 solicita 171 agentes adicionales y $ 41.7 millones en nuevos fondos para mejorar los esfuerzos de cumplimiento en el lugar de trabajo.

Puede preguntarse, ¿qué tiene eso que ver con mi negocio? No contrato a extranjeros ilegales. La mayoría de los empleadores no contratan a extranjeros ilegales a sabiendas y cumplirán con la Ley de Control y Reforma de Inmigración de 1986 (IRCA) y no deben preocuparse por cargos criminales como lavado de dinero o albergar a un extranjero para obtener ventajas ilegales. Sin embargo, si está en el negocio de la hostelería, la construcción, el paisajismo o la agricultura, es posible que se le solicite una inspección de cumplimiento en el lugar de trabajo. Se han presentado cargos de imprudencia contra empleadores que son descuidados o laxos en sus prácticas laborales. Los formularios I-9 faltantes o incompletos pueden resultar en multas de entre $ 600 y $ 800 por formulario y los formularios faltantes pueden resultar en una multa adicional de aproximadamente $ 1500 por formulario (puede llegar a $ 10,000) por emplear a sabiendas a una persona no elegible. (ICE asume que las personas sin formularios son ilegales).

Todos los empleadores deben realizar auditorías periódicas de sus formularios I-9 y revisar periódicamente las prácticas de los responsables de contratar y completar el papeleo para los nuevos empleados. No se espera que los empleadores sean expertos en documentos, pero una persona que presente una tarjeta de seguridad social con el número 000-00-0000 debería ser sospechosa. Como empleador, no puede usar fotocopias de documentos de identidad o de elegibilidad laboral, con la excepción de una fotocopia certificada de un certificado de nacimiento. Puede hacer una copia de la documentación provista y conservarla con el I-9 completado. Esto puede ser útil más adelante cuando complete su auditoría, en caso de que haya completado información incorrecta en el I-9. Tenga en cuenta que si conserva copias para una sola persona, debe hacerlo para todos los empleados.

No se le permite decirle a un empleado qué documentos debe proporcionar para la verificación de elegibilidad de empleo. Una buena práctica es incluir una copia de la “Lista de documentos aceptables” con su carta de oferta. Indique al empleado que debe proporcionar un documento de la Lista A o un documento de la Lista B MÁS un documento de la Lista C el primer día de empleo. Un empleado debe demostrar su elegibilidad para trabajar dentro de los tres días hábiles posteriores a la contratación o el riesgo de despido. Si un empleado ha perdido uno de sus documentos, puede aceptar un recibo por un documento de reemplazo (perdido, robado o destruido) dentro de los primeros tres días hábiles. Un empleado tiene hasta 90 días desde la primera fecha de empleo para presentar los documentos reales. Configure un archivo de tickler para seguimientos de 30, 60 y 90 días con el empleado.

Asegúrese de haber completado la sección Revisión y verificación del empleador del formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al primer día de empleo. Su firma y fecha deben estar dentro de los tres días posteriores a la fecha de inicio del empleado o podría estar sujeto a una multa administrativa. Las multas varían de $ 100 a $ 1,100 por infracción de papeleo. Es mejor si completa todos los trámites de contratación el mismo día que el empleado. Ahorrará tiempo, dinero y preguntas más adelante.

Después de completar los formularios I-9, debe almacenarlos en un lugar que le permita producirlos dentro de los tres días posteriores a la solicitud oficial de presentación de los documentos para inspección. Si tiene una cantidad significativa de empleados o varios sitios, puede considerar almacenar los I-9 en una ubicación central alfabéticamente. No está obligado a hacer esto y puede, si lo desea, almacenarlos en el archivo de personal del empleado. Esto hace que sea más difícil realizar una autoauditoría interna de los I-9 o extraer documentos rápidamente, pero está permitido.

Los I-9 deben conservarse durante al menos tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la terminación, lo que ocurra más tarde. Puede descartar formularios I-9 obsoletos. Si tiene alguna pregunta, consulte a un experto, como un abogado de derecho laboral o de inmigración. Si vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha en que se completó el formulario por primera vez, puede completar el Bloque B y el bloque de firma en la Sección 3 del formulario original.

Si ha decidido realizar una auditoría de los formularios I-9 de su empresa, aquí tiene algunas sugerencias:

1. Genere una lista de todos los empleados contratados desde el 6 de noviembre de 1986. La lista debe contener el nombre del empleado, el número de seguro social, la fecha de contratación y la fecha de terminación. Identifique a los ex empleados cuya fecha de terminación esté fuera del período de retención requerido. Esos formularios I-9 se pueden descartar. Haga que otra persona revise sus matemáticas antes de descartar cualquier I-9.

2. Verifique que tenga un I-9 para cada persona en su lista.

3. En cada I-9 verifique si faltan firmas, casillas de estado sin marcar, información registrada en el espacio equivocado, fechas faltantes o incorrectas.

4. Realice las correcciones necesarias o solicite al empleado que presente la información que falta.

Realizar una auditoría de sus archivos I-9 y hacer las correcciones necesarias contribuirá a demostrar el cumplimiento de buena fe de la IRCA y puede reducir el riesgo de sanciones severas.