QuickBooks para contratistas es una herramienta fabulosa y económica para administrar su negocio de construcción y obtener control sobre los costos de su trabajo, pero para usarlo en su máximo potencial, necesita configurar y usar QuickBooks de manera un poco diferente a como lo haría para la mayoría de las otras empresas.

En primer lugar, y lo más importante, debe configurar sus elementos correctamente porque son el corazón de QuickBooks para contratistas. Debe configurar un artículo para cada nivel de detalle que desee en sus informes de costos de trabajo. Puede ser tan simple como Mano de obra y Materiales o tan detallado como tener cientos de subcategorías para los servicios que brinda. Puede encontrar un buen ejemplo de término medio (detalles suficientes para administrar los costos de su trabajo sin volverse abrumador) en el archivo comercial de muestra basado en contratistas que viene con QuickBooks:

1 Planes y permisos

01.1 Planes

01.2 Permisos de construcción

01.3 Licencias y tarifas de City & Co.

02 Trabajo en el sitio

02.10 Demo

03 Excavación

04 Hormigón

05 Albañilería

06 Estructura del piso

07 Enmarcado de pared

08 Estructura del techo

09 Tapajuntas de techo

10 molduras exteriores y cubiertas

11 Revestimiento

12 puertas y molduras

13 Ventanas y recorte

14 Fontanería

15 HVAC

16 Electricidad e iluminación

17 Aislamiento

18 Paredes interiores

19 techos y cubierta

20 Carpintería y molduras

21 Armarios y tocadores

22 Especialidad

23 Revestimientos de suelo

24 pintura

25 Limpieza

26 Paisajismo y pavimentación

27 contingente

Muchos contratistas agregan subelementos de mano de obra y materiales a sus artículos, lo cual es útil si desea realizar un seguimiento de esos costos por separado. Esto también hace que sea más fácil informar solo la parte de mano de obra de la factura de un subcontratista en su 1099.

Después de determinar qué costos de trabajo desea rastrear, estará listo para agregar sus artículos. Vaya a Listas – Lista de elementos, haga clic con el botón derecho en Elemento y seleccione Nuevo. Los costos de trabajo siempre deben configurarse como Elementos de servicio que, afortunadamente, se establecen de forma predeterminada. Si es un contratista con trabajos a corto plazo, asegúrese de configurar todos sus Elementos de servicio como de dos caras, con una cuenta de gastos y otra de ingresos. Esto no ocurre automáticamente y, lamentablemente, no es muy intuitivo. Debe marcar junto a “Este servicio se usa en ensamblajes o lo realiza un subcontratista o socio” para que el cuadro de gastos se agregue a la pantalla de configuración. Los contratistas a menudo utilizan una cuenta de costo de bienes vendidos llamada algo así como “costos relacionados con el trabajo” para los gastos relacionados con el trabajo.

Los constructores, por otro lado, que tienen proyectos que abarcan varios meses o más, generalmente usan una cuenta de activos de trabajo en progreso (WIP) o de construcción en progreso (CIP) porque los costos relacionados con el trabajo generalmente no se contabilizan como gastos hasta que se completa el proyecto. Por esta razón, sus Elementos de servicio no necesitan ser de doble cara. Debe consultar con su asesor fiscal o CPA antes de decidir cuál es el adecuado para su negocio.

Una vez que haya configurado sus elementos, debe comenzar a usarlos. Muchos de los informes de costos de trabajos, como Estimaciones frente a reales, requieren el uso de Elementos en todas sus transacciones, incluidas facturas, cheques y cargos de tarjetas de crédito. Una vez más, esto no es muy intuitivo, especialmente porque todos estos tipos de transacciones están predeterminadas en una pestaña de Gastos, pero mire con cuidado y verá una pestaña de Elemento justo a la derecha de la pestaña de Gastos. Para aprovechar al máximo QuickBooks para contratistas, siempre debe usar esta pestaña. Olvídese de que la pestaña Gastos incluso existe. También es importante asignar todas sus transacciones a un Cliente / Trabajo, por supuesto.

Por último, si desea aprovechar al máximo QuickBooks para contratistas siempre, ingrese siempre una estimación con el nivel de detalle que está tratando de rastrear. No es necesario que envíes esto a tus clientes, aunque es posible que te resulte muy útil. Muchos usuarios piensan que esto agrega un paso adicional innecesario a sus entradas contables diarias, pero esta es una de las cosas hermosas de QuickBooks para contratistas. Una vez que ingrese el presupuesto, puede convertirlo en una factura, una orden de venta y / o una orden de compra con solo hacer clic en un botón (los tres se esconden debajo del botón “Crear factura” en el formulario de estimación). Por lo tanto, en lugar de agregar un paso adicional, a menudo encontrará que terminará ahorrando una enorme cantidad de tiempo de entrada de datos en el futuro, además de que obtendrá informes mucho mejores y más detallados.