En mi profesión, es común hacer muchas preguntas. De verdad, es necesario. Un asistente virtual es alguien que tiene que saber tanto como sea posible sobre los sistemas de un cliente en particular o la forma de hacer las cosas para poder configurar y hacer el mejor uso de la tecnología disponible para ayudarlo a hacerlo mejor, más rápido y por un menor costo, sea cual sea el el cliente busca ganar.

Comencé mi carrera en VA hace casi ocho años y limito mi práctica a la asistencia virtual a la industria legal. A lo largo de los años, he preguntado a muchos abogados, administradores de bufetes de abogados, asistentes legales, gerentes de recursos humanos, investigadores privados, administradores de TI, socios gerentes, gerentes de oficina, secretarios y otros sobre los procesos utilizados en sus bufetes. Algunos usan software de gestión de documentos, otros no. Algunos tienen sitios web, otros no. Casi sin falta, cuando se les preguntó qué usan los abogados para dictar, la respuesta más común: una grabadora.

Eso es bueno, porque dictar es un proceso muy eficiente, incluso con una cinta. Según Dictaphone, en 1952 se estableció el dictado grabado como “un ahorro de tiempo sobre la escritura y la taquigrafía entre abogados, médicos y otros profesionales”. La primera grabadora de mini cassettes se comercializó en 1973. ¿Lo cree? ¡Esa misma pequeña grabadora que todavía se usa en la mayoría de las empresas en los EE. UU. Hoy en día es el equivalente tecnológico de escuchar música en una pista de 8!

En cualquier caso, si su empresa utiliza el dictado basado en cinta, entonces ya se entiende que grabar el producto del trabajo real de la empresa es una buena manera de hacer las cosas y si su empresa no utiliza el dictado, tal vez debería comenzar con el digital, así que siga leyendo. .

¿Por qué actualizar al dictado digital?

Aunque no es tan antiguo como el dictado en sí, el dictado digital existe desde hace bastante tiempo. La profesión médica ha estado utilizando tecnología de dictado digital (grabadoras portátiles y de llamada) durante más de una década. ¿Por qué? La actualización a un proceso de dictado digital proporcionó a los hospitales, clínicas, consultorios médicos y compañías de seguros:

o la capacidad de los médicos para trabajar de forma remota con nada más que un teléfono o grabadora portátil y conexión a Internet

o centralización del flujo de trabajo de documentos para múltiples usuarios, operaciones de múltiples sitios

o la capacidad de monitorear el trabajo en progreso y la productividad general

o la capacidad de rastrear e informar varias métricas y criterios

o la capacidad de utilizar transcriptores remotos y ahorrar en costos de personal

A mi modo de ver, una empresa de cualquier tamaño tiene tanto que ganar como una práctica médica de tamaño comparable al actualizarse a un proceso de dictado digital, por lo que la pregunta sigue siendo, con tanto que ganar, ¿por qué no lo han hecho? (Lea la lista anterior nuevamente, teniendo en cuenta su empresa).

¿Por qué las empresas no utilizan el dictado digital?

Creo que la razón principal es que nadie ha reunido todavía el 2% 2B2. Dado que la tecnología de dictado digital no es “nueva”, no se le ha prestado mucha atención fuera de la industria médica. Sin embargo, recientemente, firmas de abogados británicas y europeas han aparecido en las noticias discutiendo cómo la actualización al dictado digital ha sido más fácil y mejor de lo esperado.

¿Qué pasa aquí en los Estados Unidos?

A continuación se enumeran (en orden inverso) las tres respuestas principales que he recibido a lo largo de los años a la pregunta: “¿Por qué su empresa no se ha actualizado al dictado digital?”

Número 3: “Dictado digital, ¿no es eso reconocimiento de voz?”

No, el reconocimiento de voz no es un dictado digital. El reconocimiento de voz es un software. Toma la voz humana y la convierte en texto. El software de reconocimiento de voz requiere capacitación para cada usuario específico: horas de capacitación para la mayoría de las aplicaciones, lo que hace que la implementación de esta tecnología no sea práctica en la mayoría de entornos de empresas.

El dictado digital es la grabación de su voz con software o equipo que proporciona funciones de dictado: detener, rebobinar, insertar, etc. Sin embargo, con la tecnología digital, la grabación no se coloca en una cinta, se guarda como un archivo de audio (es decir, .wav, .dss). A diferencia del reconocimiento de voz, el dictado digital requiere un transcriptor y un software para escribir los pensamientos grabados.

Por cierto, una de las razones por las que creo firmemente que el software de reconocimiento de voz nunca puede reemplazar a un buen secretario / transcriptor legal: no importa cuánto lo entrenes, ¡nunca captará cuando dices “acusado” y deberías decir “demandante”! ;)

Por lo tanto, si bien es posible que haya escuchado o leído sobre las trampas de la tecnología de reconocimiento de voz, el dictado digital es un animal completamente diferente.

Número 2: “Si no está roto …”

Sí, es cierto que el dictado en cinta funciona y ha funcionado durante décadas, pero también lo hace una máquina de escribir, un ábaco, incluso una brújula. La actualización al dictado digital no es una solución, es una mejora de un proceso conocido. Es la evolución natural del dictado: del ser humano (secy), al grabado (cinta), al digital (archivo de sonido).

Al actualizar a digital, lo que debe destacarse es que aquellos que hacen la grabación ya no necesitan estar en la misma ubicación física que la persona que realiza la transcripción, o en la jerga actual: ¡pueden trabajar de forma remota! Dependiendo de cómo se establezca el proceso de captura, siempre que los dictadores de la empresa tengan acceso a un teléfono o Internet, pueden producir tiempo facturable.

Dado que el archivo de dictado creado con digital es de naturaleza electrónica, se puede manipular de la misma manera que cualquier otro archivo de computadora: almacenado, enrutado a través de redes, etc. Esto hace que el archivo de dictado sea mucho más conveniente y fácil de usar en el entorno electrónico actual (redes, varias oficinas, software de gestión de documentos, requisitos de retención).

Junto con las oportunidades de trabajo remoto para dictadores de firmas, la actualización al dictado digital proporciona informes y seguimiento de cada archivo a medida que viaja a través del proceso o todas las métricas que un sistema de dictado basado en cinta simplemente no puede proporcionar. ¡Muestre una cinta y pregúntele a un abogado qué hay en ella y vea qué dice! Sin embargo, si fuera un archivo digital, siempre sabrá la fecha y la hora en que se creó un archivo, quién lo creó, cuánto tiempo es, para qué cliente es, a qué asunto pertenece y más.

Por lo tanto, tanto desde la perspectiva de un administrador como de la de un dictador, la actualización al dictado digital proporciona una gran mejora en la forma en que se realiza el trabajo.

y … mi respuesta favorita de todos los tiempos a …

“¿Por qué su empresa no se ha actualizado al dictado digital?”

Número 1: “No nos gustan los cambios”.

¡No estoy bromeando! ¡He escuchado esta frase exacta más veces de las que quisiera admitir!

Aparte, por supuesto, de que esta respuesta me ayudó a darme cuenta de que las empresas pueden tardar una eternidad en tomar una decisión, presenta un gran enigma. ¿Por qué? Cuando se actualiza a digital, no hay muchos cambios en el proceso para el dictador. De hecho, Olympus y otros fabricantes importantes incluso tienen grabadoras digitales portátiles en su línea profesional que tienen un interruptor deslizante. En verdad, una grabadora digital que imita las funciones de una grabadora analógica.

Por lo tanto, cuando se configura correctamente, aparte del hecho de que un abogado no tiene que levantarse de su silla para entregar una cinta a su secretaria (o dejarla en su silla), al actualizar a digital, los dictadores no “hacen” nada diferente. .

Envolviéndolo todo

En algún momento, todas las empresas deben sopesar los pros y los contras de cualquier actualización tecnológica. Con cada vez más equipos y software necesarios para mantener la competitividad, no es de extrañar que nadie esté buscando otra “actualización”. Sin embargo, a diferencia de gran parte de la tecnología disponible en la actualidad, la tecnología de dictado digital no es “nueva”. Es muy estable y ha sido probado, implementado y utilizado con éxito en entornos de varios tamaños durante más de una década.

Esto debería, en mi humilde opinión, hacer que la actualización al dictado digital sea una necesidad para el presupuesto de tecnología de cualquier empresa en 2009.