Hoy, a menudo, el presupuesto de comunicaciones es el primero que se recorta cuando los líderes de la empresa buscan formas de reducir costos. Los equipos de comunicación a menudo se consideran como un gasto y no como una inversión. Son prescindibles en una reorganización corporativa. En muchas empresas, se espera que los equipos de comunicación de hoy hagan más con menos.

El problema es que hoy es vital comunicarse regularmente con su público. Como dicen, “el contenido es el rey”. La comunicación efectiva y adecuada se vuelve aún más esencial si su empresa tiene una crisis que afecta a sus clientes o al público en general. La comunicación efectiva también es esencial cuando está lanzando un nuevo producto o servicio, o incluso cuando está celebrando un evento especial. Su marca es todo lo que hace y cómo lo hace, y la comunicación es una parte vital de su marca.

Frente al enigma de la comunicación

La mayoría de las grandes corporaciones tienen equipos de comunicación internos. Muchas empresas medianas, y especialmente pequeñas, no lo hacen. Tampoco muchas organizaciones o asociaciones sin fines de lucro. Y esto puede dejar a las PYME y las organizaciones sin fines de lucro, más que a las organizaciones más grandes, en un problema de comunicación.

Digamos que usted es una PYME con un nuevo producto innovador que podría cambiar su industria. Tienes que correr la voz. Pero usted es un experto en productos, no un experto en comunicación. Y no tienes personal de comunicación. ¿Qué hacer? Un enfoque aleatorio para el lanzamiento de su nuevo producto podría tener resultados desastrosos más bien estelares. Debe tener un plan de comunicación para cada crisis; por cada lanzamiento de un nuevo producto; para cada evento Y eso requiere la experiencia adecuada. Al igual que escribir sus publicaciones de blog, comunicados de prensa, copia del sitio web y mucho más. Escribir las comunicaciones B2B o B2C de su empresa no es un trabajo que solo debe entregarse al asistente ejecutivo. Ni al equipo de ventas.

Para contratar o subcontratar

Contratar a una persona de comunicación a tiempo completo es costoso. Hay un paquete de sueldos y beneficios; hay tiempo y costo invertidos en reclutamiento. Puede ser difícil encontrar a la persona adecuada para su organización. ¿Y qué pasa si la persona que finalmente contrata renuncia en los primeros meses, o uno o dos años? Has invertido miles de dólares en el proceso de contratación y ahora tienes que volver a hacerlo.

Más y más organizaciones hoy en día están subcontratando sus necesidades de comunicación. Es una opción muy viable para las PYME y las organizaciones sin fines de lucro que no necesitan un equipo de comunicaciones interno completo o que no pueden permitirse el lujo de tener una persona en el personal. Y es una gran opción para las grandes corporaciones cuyos equipos están sobrecargados o que buscan controlar los costos. Desarrollar una relación de trabajo excelente y confiable con un aliado de comunicaciones externo puede hacer que parezca que son parte de su equipo interno.

Establecer un presupuesto externo

Lo primero que debe hacer es establecer un presupuesto de comunicación si aún no tiene uno. Si está contratando un recurso de subcontratación en función de un proyecto, por ejemplo, es probable que la primera pregunta que le hagan sea: “¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?”

Usted no quiere decir: “Bueno, necesito que se haga esto, pero realmente no tengo un presupuesto para eso”. Eso puede llevar a una mala situación cuando recibe la factura. También dejará a su proveedor con la sensación de la primera conversación de que usted no es realmente serio acerca de la comunicación, que es una ocurrencia tardía. Tendrán cuidado de hacer negocios con usted. Esa no es una buena manera de comenzar cuando el objetivo debería ser desarrollar una relación confiable a largo plazo. Por las mismas razones, no haga la primera pregunta que haga, “¿Cuánto cobra por esto?”, O “¿Cuál es su tarifa por hora?” Algunos proveedores de comunicación pueden negarse incluso a considerar hacer negocios con usted si lo primero que le interesa es el costo. Eso se debe a que su principal interés es agregarle valor y ayudarlo a lograr sus objetivos comerciales y de comunicación. No quieren tratar con clientes difíciles que están más preocupados por cuánto están gastando en lugar de la inversión que se está haciendo para ayudarlos.

Opciones de subcontratación

Si está buscando tercerizar sus necesidades de comunicación, hay varias opciones a considerar. Puedes comprometer a:

  • gran agencia
  • agencia más pequeña o boutique
  • “equipo virtual
  • comunicador independiente profesional

Realmente depende de tres cosas: su presupuesto, sus necesidades y su nivel de confianza.

  • Las grandes agencias generalmente tienen una gran cantidad de personal (y salarios y gastos generales para pagar), por lo que sus tarifas son a menudo mucho más altas y quizás no sean asequibles para su presupuesto de comunicación. Piense en sus necesidades y si realmente necesita un gran socio de agencia para manejarlas.

  • Las agencias más pequeñas o boutique generalmente tienen un personal pequeño (a menudo de cinco a 25 personas) y generalmente se enfocan en algunas áreas específicas de la industria de cuentas. Esto los hace más especializados (más sobre esto en un momento), lo que puede ser beneficioso para usted. A menudo, las agencias más pequeñas se enfocan en trabajar con compañías más pequeñas.

  • Tal vez desee considerar involucrar a un “equipo virtual”. Es común hoy en día que los comunicadores profesionales independientes con diferentes conocimientos, por ejemplo, un escritor, un diseñador gráfico, un experto en relaciones con los medios y un diseñador web, se unan como una “agencia virtual” en base a un proyecto. Te relacionas con una persona y todo se junta en un segundo plano. Muy a menudo, estos comunicadores independientes trabajan desde oficinas en el hogar. Elegir un “equipo virtual” puede ser muy rentable.

  • Si tiene necesidades de comunicación mínimas o muy ocasionales, es posible que desee considerar un comunicador independiente profesional (PIC) en solitario. Si, por ejemplo, solo necesita publicaciones de blog escritas regularmente, entonces esto tiene sentido.

Tratar con múltiples proveedores

Algunas empresas, cuando están subcontratando, contratan a diferentes proveedores para diferentes servicios: un escritor para esto y un diseñador gráfico para eso, por ejemplo. Pero significa que está administrando una gran cantidad de proveedores diferentes y manejando numerosas facturas. A veces tiene sentido ir de una vez e involucrar a un “equipo virtual” o una agencia boutique más pequeña que puede proporcionar todos los servicios que necesita. Pueden subcontratar ciertas partes del proyecto, pero en última instancia, se trata de un único proveedor y se establece una relación con ellos.

Tratar con múltiples proveedores puede afectar su marca. Tomemos un escritor, por ejemplo. Si está subcontratando a más de un escritor, es esencial que todos tengan una copia de la guía de estilo de su empresa. Y que todos sigan su estilo corporativo. Esto se debe a que todas sus comunicaciones deben tener el mismo aspecto, sensación y tono. Si está utilizando algunos escritores realmente buenos y experimentados, mientras que otros son más jóvenes y la calidad de su trabajo no es la mejor, se mostrará. Las comunicaciones desarticuladas pueden afectar la reputación y percepción de su marca. Luego está su factor de frustración al tener que microgestionar y pulir o reescribir cuando no debería tener que hacer eso. Debería poder concentrarse en los aspectos operativos de su negocio, mientras que su aliado de comunicación confiable se enfoca en ese aspecto.

Considera estas preguntas

Hay algunas preguntas a tener en cuenta cuando se busca la tercerización para sus necesidades de comunicación:

  • ¿Cómo encuentro la experiencia adecuada para subcontratar?
  • ¿Debería contratar a un “especialista” o un “generalista”?
  • ¿Debería contratar a un profesional más experimentado o alguien más joven?

Abordemos la primera pregunta. El mejor lugar para comenzar es preguntar a las personas de su red si pueden derivarlo a un proveedor de comunicaciones. Aprovecha LinkedIn para esto. Es bien sabido que las personas se sienten más cómodas haciendo negocios con alguien que conocen o con alguien a quien han sido referidos porque existe un nivel inherente de confianza en una referencia. También puede acceder a su capítulo local o más cercano de la Asociación Internacional de Comunicadores de Negocios. El capítulo de Toronto (el capítulo más grande de IABC en el mundo), por ejemplo, tiene un mercado en línea donde los miembros anuncian sus servicios.

Especialistas versus generalistas

¿Deberías contratar a un especialista o un generalista?

Los generalistas de comunicación generalmente tienen una experiencia diversa que puede ser en una variedad de industrias. Un generalista realmente bueno que sabe cómo escribir de manera efectiva para una variedad de audiencias puede adaptarse fácilmente a la escritura para su audiencia de la industria, en el tono correcto. Si te sientes cómodo involucrando a un generalista, entonces hazlo.

Pero es posible que desee considerar un especialista. La principal ventaja es que un “especialista” en comunicación con experiencia en su industria lo comprende y la audiencia. Instintivamente sabrán cómo escribir una copia atractiva para su audiencia. También comprenderán los matices y las terminologías de su industria. Pueden saltar cómodamente a su proyecto. Es posible que un generalista deba dedicar más tiempo a ponerse al día para conocer su negocio. Con un especialista, puede “dejarlos correr con la pelota” con mayor confianza una vez que haya dicho: “Esto es lo que necesito”. Puede encontrarse pasando más tiempo administrando y educando a su proveedor si esa persona es un generalista de comunicación.

En cuanto a la experiencia, es lo viejo, “obtienes lo que pagas”. Si está contratando un equipo virtual de comunicadores senior, sus tarifas de proyecto definitivamente serán más altas que las de alguien que recién comienza o solo unos pocos años en su carrera. Pero la ventaja de contratar un equipo virtual más experimentado es que usted está contratando sus años de experiencia y experiencia, lo que se traduce en más valor y beneficio para usted.

Míralos

Una vez que haya encontrado el aliado externo con el que cree que desea trabajar, hay algunas cosas que debe hacer antes de involucrarlos:

  • Visite su sitio web para obtener más información sobre ellos. Si está a punto de involucrar a un escritor / creador de contenido y él o ella tiene una página de “muestras”, descargue algunas muestras de escritura para revisarlas.
  • Si tienen testimonios en su sitio web, póngase en contacto con tres de esas personas y pregunte un poco más sobre qué tan satisfechos estaban con el proveedor.
  • Tener una conversación telefónica inicial. Si necesita estudios de casos escritos, por ejemplo, e implican entrevistar a muchas personas, pregúntele sobre los tipos de personas que han entrevistado y su estilo de entrevista.

Una palabra sobre tarifas

Hay tres formas en que los proveedores de comunicación suelen cobrar:

  • tarifa de proyecto
  • anticipo
  • tarifa por hora

Base de honorarios del proyecto: Personalmente, prefiero esto. Significa que todos conocen de antemano el alcance del proyecto; cuánto van a recibir; y cuál será el monto de la factura. Un proveedor que cobra por el proyecto puede tener una política de tarifas que estipula la base de la tarifa del proyecto y lo que incluye la tarifa, y todo lo que esté fuera de ese alcance se le cobrará adicional y en consecuencia. Si está buscando desarrollar una relación a largo plazo con un aliado de comunicación externo, aún puede involucrarlos en una base de proyecto en lugar de una tarifa de retención.

Anticipo: Puede tener sentido negociar una tarifa de retención si tiene necesidades constantes y constantes. Pero no desea meterse en una situación en la que está pagando una tarifa mensual de retención que va a desperdiciar el presupuesto porque no está aprovechando al máximo las ventajas de su proveedor. capacidades y servicios por cualquier razón.

Tarifa por hora: Involucrar a alguien que cobra por hora realmente puede sumar y crear un factor de sorpresa cuando recibe la factura. Las tarifas por hora son una molestia tanto para usted como para su proveedor. Tienen que rastrear cada hora gastada en su proyecto. Tienes que pagar por cada hora que pases en él. Si un proyecto lleva más tiempo del esperado, usted está pagando por ese tiempo. Nadie sabe cuánto va a ser la factura hasta que se presente. El escenario de la tarifa por hora puede generar disputas, lo que no es bueno para desarrollar una buena relación laboral a largo plazo.

Atar todo junto

Probablemente lo más importante al contratar a un aliado externo es asegurarse de tener un contrato escrito o una carta de acuerdo que describa lo que se debe hacer y para cuándo, y las tarifas. Esto ayudará a prevenir cualquier malentendido o conflicto. Esos pueden terminar lo que podría haber sido una gran relación a largo plazo incluso antes de que despegue.

El outsourcing para sus necesidades de comunicación tiene muchas ventajas y beneficios que pueden crear un beneficio mutuo para todas las partes involucradas. Puede ayudarlo a acelerar sus comunicaciones mientras mantiene las cosas rentables. Para los proveedores de comunicación, agregar valor para usted comienza con la construcción de una excelente relación. El aliado externo adecuado lo ayudará a lograr sus objetivos para impulsar su negocio y estar a largo plazo con usted. Lo ayudarán a sobrevivir a las crisis y los baches en el camino, y también lo ayudarán a celebrar sus éxitos. Cuando hayas encontrado al aliado adecuado, lo sabrás instintivamente.