El procedimiento de contabilidad, para registrar información, implica dos pasos, a saber, el registro en diario y la publicación. Se deduce que cada negocio debe mantener un diario (libros de entrada original o principal) y un libro de contabilidad (libro principal). Por lo tanto, el sistema de contabilidad originalmente prevé que todas las transacciones deben registrarse primero en el libro de registro original, es decir, el diario y luego cada transacción así registrada en el diario debe publicarse en el libro principal, es decir, el libro mayor. Posteriormente se experimentó que el trabajo de registrar cada transacción con narración en el diario y luego publicar cada entrada en dos cuentas diferentes en el libro mayor era enorme. El procedimiento llevó más tiempo y resultó en un mayor costo de establecimiento.

Es natural que en cada negocio la mayoría de las transacciones se relacionen con recibos y pagos en efectivo; compras de bienes; ventas de bienes, etc. Se consideró conveniente y económico mantener libros separados para registrar cada clase particular de transacciones. Cada libro separado destinado a registrar transacciones de una clase particular es el libro de entrada original o principal. También se conoce como sub-revista o libro subsidiario. El sistema bajo el cual las transacciones de naturaleza similar se registran en el “libro subsidiario relevante” y en base al cual se escribe el libro mayor se conoce como el “sistema práctico de contabilidad”. Este sistema reduce la mano de obra y el tiempo de registrar las transacciones, ya que las cuentas impersonales, a saber, la cuenta de ventas, la cuenta de compras, etc., reciben la contabilización de totales y no de transacciones individuales. Sin embargo, este sistema también se ajusta a las reglas básicas del sistema de doble entrada.

En general, los siguientes libros subsidiarios se utilizan en el negocio:

(1) Libro de caja: registra recibos y pagos de efectivo, incluidas las transacciones relacionadas con el banco;

(2) Libro de compras: registra las compras a crédito de bienes destinados a la venta o para la conversión en bienes terminados;

(3) Libro de devoluciones: registra la devolución de los bienes a los proveedores debido a varias razones;

(4) Libro de ventas: registra las ventas a crédito de los bienes tratados por el negocio;

(5) Libro de devoluciones hacia adentro: registra la devolución de bienes por parte de los clientes al negocio; (vi) Libro de cuentas por cobrar: registra los recibos de letras de cambio, pagarés y cientos de varias partes;

(6) Libro de facturas por pagar: registra el problema del cambio de facturas, pagarés y cientos a las distintas partes:

Ventajas de las sub revistas

(1) Resulta en un ahorro de tiempo al (a) permitir que el procedimiento de registro se realice simultáneamente en diferentes libros subsidiarios y (b) al publicar los totales periódicos en las cuentas impersonales.

(2) Pone a disposición información sobre cada clase particular de transacciones.

(3) En el momento de preparar el balance de prueba, la verificación es más fácil porque hay muchos libros y diferentes personas pueden realizar el trabajo.

Libro de pago

En cualquier negocio, quizás, el mayor número de transacciones de una naturaleza debe estar relacionado con el efectivo y el banco. Esto es así porque cada transacción debe, en última instancia, resultar en una transacción en efectivo. Ahora, si cada transacción en efectivo se va a registrar en el diario, implicará una enorme cantidad de trabajo en el débito o crédito en efectivo o en la cuenta bancaria en el libro mayor para cada transacción. Por lo tanto, es conveniente tener un libro separado, el libro de caja, para registrar dichas transacciones. Mantener el libro de caja elimina la necesidad de tener efectivo y cuentas bancarias en el libro mayor. Este libro nos permite conocer el saldo de efectivo disponible y en el banco en cualquier momento.

Libro de caja consiste en efectivo y cuentas bancarias sacadas del libro mayor y mantenidas por separado; Por lo tanto, es un sustituto del libro mayor para el efectivo y las cuentas bancarias. También es un libro de entrada original porque el efectivo y las transacciones bancarias no se registran en ningún otro libro subsidiario.

Tipos de libros de caja

El tipo de libro de caja que utilizará cualquier empresa dependerá de su naturaleza y requisitos. Puede ser cualquiera de los siguientes:

(1) Libro de caja de una sola columna (columna de caja).

(2) Libro de caja de doble columna (columnas de efectivo y descuento).

(3) Libro de caja de tres columnas (efectivo, descuento y columnas bancarias).

(4) Libro de caja del banco (columnas bancarias y de descuento).

En general, cada empresa utilizará cualquiera de los tipos de libros de caja anteriores junto con el “libro de caja menor” que se mantiene en forma de memorando.

Distinción entre efectivo A / C y libro de caja

En realidad, el libro de caja es un sustituto perfecto de la cuenta de caja. En ambos, las transacciones en efectivo se registran por fecha en orden de ocurrencia. El saldo de efectivo como en cualquier fecha se puede determinar al equilibrar ambos en cualquier día deseado. Sin embargo, hay algunas diferencias entre los dos que se indican a continuación:

Cuenta de efectivo

1. Es una cuenta en el libro mayor.

2. La cuenta de efectivo es parte del libro mayor. La cuenta de efectivo se abre en el libro mayor en el que la contabilización se realiza desde algún libro de entrada original, es decir, diario

3. En la contabilización de la cuenta en efectivo no sigue la narración.

4. Solo registra un aspecto de la transacción que involucra efectivo y banco.

Libro de pago

1. Es un libro de cuentas separado que forma parte del sistema contable.

2. El libro de caja registra las entradas directamente de las transacciones y no se necesita un libro de entrada principal.

3. En el libro de caja, las entradas son seguidas de narración también.

4. Registra los aspectos de esta transacción en efectivo y en columnas bancarias para completar la contabilización de doble entrada.