¿Cuál es el propósito de una declaración de capacidad?

La contratación gubernamental se ha convertido en un mercado muy competitivo, gracias a su potencial para ser muy rentable. Las empresas de todos los tamaños, desde pequeñas microempresas con un empleado hasta grandes megaempresas con miles de empleados, han tenido éxito en la venta de productos y servicios a agencias gubernamentales a nivel federal, estatal, municipal, del condado y municipal.

Sin embargo, la competencia ha aumentado a medida que más empresas intentan entrar, ser competitivas y tener éxito en este mercado. Hace cinco años, nadie sabía qué era una Declaración de capacidad, y ahora es una herramienta crítica para ayudarlo a tener el mayor éxito posible, sin importar el tamaño de la empresa que represente.

Otro factor que complica es que el gobierno emplea menos personas para manejar la divulgación y las adquisiciones. Esto significa que los contratistas deben saber cómo destilar la información que es más importante para un tomador de decisiones en particular, declararla de manera clara y concisa, y reforzar su importancia para el cliente potencial, incluso más que en el pasado.

Las empresas exitosas usan su Declaración de capacidad para varios propósitos:

o Requerido en muchos procesos de registro del gobierno

o Un abridor de puertas a nuevas agencias

o Prueba de calificación

o Prueba de desempeño pasado

o Lo diferenciará de sus competidores

Formato de declaración de capacidad

Una Declaración de capacidad debe ser muy breve (solo 1 o 2 páginas), hasta el punto y específicamente relacionada con las necesidades de la agencia individual. Idealmente, es un documento vivo que cambiará dependiendo de la agencia objetivo. ¿Por qué es esto? Debido a que los contratistas expertos saben que cada agencia tiene su propia misión y enfoque, y hablan directamente con aquellos en su declaración de capacidad.

Es importante que el documento sea visualmente interesante y tenga elementos gráficos similares a la marca y el logotipo de su empresa. También debe ser un documento de búsqueda que se pueda enviar fácilmente como un archivo PDF.

Por lo tanto, recomendamos que las declaraciones de capacidad se creen en Word o Publisher utilizando una plantilla que refleje la marca de una empresa con su propio logotipo, colores e identidad gráfica. Es importante ajustar toda la información crítica en un lado de una página. El segundo lado, si es absolutamente necesario, puede contener datos de apoyo adicionales importantes para la agencia objetivo, como estudios de casos de proyectos exitosos pasados.

Contenido de la declaración de capacidad

Las cinco áreas clave incluidas en un éxito son:

1. Competencias centrales

2. Rendimiento pasado

3. Diferenciadores

4. Datos corporativos

5. Información de contacto

Consejos:

Es mejor llamar al documento Declaración de capacidad. Esto debe indicarse en la parte superior del documento. Este es un término conocido en todos los tomadores de decisiones de contratación del gobierno, e indica que usted tiene conocimiento del proceso de contratación. Una Declaración de capacidad también debe mostrar el logotipo de la empresa y otros elementos de marca, para su reconocimiento, y estar libre de párrafos largos, en su lugar, usar oraciones cortas y listas con viñetas para un escaneo visual rápido.

Al redactar una Declaración de capacidad, use las siguientes etiquetas de sección: Competencias principales, rendimiento anterior y diferenciadores. Estos son los elementos clave que buscan los compradores gubernamentales para que puedan tomar una decisión rápida.

Mostrar información de contacto, incluido el sitio web y el nombre, correo electrónico y número de teléfono de una persona específica, en cada lado (página) del documento.

Cree un nuevo documento para cada agencia, oportunidad principal o de trabajo en equipo. De esta manera, cada Declaración de capacidad tiene toda la información que necesita para esa oportunidad, y solo la información necesaria.

Una declaración de capacidad es preferiblemente solo una página, un lado. Ir a los dos lados solo si es absolutamente necesario.

Guarde y distribuya como PDF, no como Word, PowerPoint u otro formato. Guarde el documento con el nombre de su empresa en el nombre del archivo. Muchas agencias federales bloquean los documentos de Word y Publisher porque pueden contener virus, sin embargo, un archivo PDF es mucho más seguro, generalmente más pequeño y se mantiene visualmente consistente cuando se envía por correo.

Competencias centrales

Estas son breves declaraciones introductorias relacionadas con las competencias centrales de la empresa con respecto a las necesidades específicas de la agencia, seguidas de puntos clave con palabras clave. Esto NO es todo lo que una empresa es capaz de hacer, sino la experiencia central de una empresa, específicamente relacionada con la agencia para la que está escrita esta Declaración de capacidad, su misión y las oportunidades identificadas.

Actuaciones pasadas

Comience enumerando los clientes anteriores para quienes su empresa ha realizado un trabajo similar. Priorice comenzar con una agencia relacionada, a todos los gobiernos federales a otros, a contratos comerciales. Si los proyectos anteriores no se relacionan con las necesidades de la agencia objetivo, no lo enumere.

Propina : Idealmente, incluya información de contacto específica para referencias inmediatas. Incluya nombre, título, correo electrónico y teléfono. Use esta información cuando se reúna con los tomadores de decisiones. Deje esta información fuera de la Declaración de capacidad cuando envíe el PDF como un esfuerzo de divulgación inicial o lo deje como un folleto en las conferencias.

Diferenciadores

Hacer negocios con el gobierno es altamente competitivo. Los contratistas tienen la carga de lidiar con este mercado competitivo y superar a los otros contratistas. Muchas compañías que están tratando de aumentar las ventas al mercado gubernamental no tienen una declaración de valor clara que detalle lo que las hace diferentes de sus competidores. Una declaración sucinta y clara que se relacione con las necesidades específicas de la agencia es lo que ayudará a las personas de compras y compras, a los gerentes de programas y a los usuarios finales a entender por qué deberían elegir su empresa sobre otros competidores.

Ejemplos de preguntas diferenciadoras:

¿Cómo se adapta mejor su empresa a las necesidades de esta agencia? ¿Qué tienen sus servicios que lo hacen sobresalir del resto? ¿Qué tiene tu gente que te da la ventaja sobre tus competidores? ¿Por qué sus productos son mejores soluciones que los otros que están disponibles?

Si estos beneficios no se pueden comunicar con claridad, es imposible que un tomador de decisiones haga una recomendación clara para su empresa sobre uno de sus competidores. Muchas compañías no dan este paso crítico. Y se preguntan por qué están perdiendo contratos.

Datos de la compañia

Incluya una o dos oraciones cortas con una descripción de la empresa que detalle la historia pertinente. Incluya: el tamaño de su empresa, sus ingresos, la cantidad de empleados que tiene y el área geográfica típica que atiende.

Propina : Los lectores visitarán su sitio web para obtener información adicional. Asegúrese de que su sitio web esté constantemente actualizado y centrado en el gobierno.

Listar códigos pertinentes específicos

  • DUNS
  • Certificaciones socioeconómicas: 8 (a), HUB Zone, SDVOB, etc.
  • NAICS (todos) No incluya descripciones de código, solo use los números
  • Código de la jaula
  • Aceptar tarjetas de crédito y compra
  • Número (s) de contrato de horario de GSA
  • Otros vehículos con contrato federal
  • BPA y otros números de contratos federales
  • Números de contrato del estado
  • Nombre (una persona específica)
  • Habla a
  • Teléfono (principal y celular)
  • Correo electrónico (un correo electrónico personal, no información @)

Si su empresa ha ganado algún premio, recibido elogios o tiene logros notables relacionados con esa agencia, enliste solo si tiene espacio.

Utilice esta información para ayudarlo a crear una Declaración de capacidad potente y abrir puertas a oportunidades de contratación en el gobierno federal. Este documento es la clave para construir una relación con los tomadores de decisiones importantes en la contratación del gobierno, proporcionándoles una descripción concisa de los bienes y servicios que su empresa puede proporcionar, y un recordatorio constante de su empresa. Cuando se redacta correctamente, una Declaración de capacidad es la herramienta que coloca a su empresa en la cabeza y los hombros por encima de su competencia.