De las muchas áreas en los negocios internacionales donde se manifiestan diferencias culturales es en la sala de reuniones corporativas. Las reuniones internacionales son un área donde las diferencias en valores culturales, etiqueta, interpretaciones de conducta profesional y reglas corporativas son más visibles y difíciles de controlar.

En las reuniones internacionales de negocios, las diferencias culturales entre profesionales pueden y chocan. Aunque no siempre se puede evitar, los efectos negativos de las diferencias culturales se pueden minimizar con una planificación, organización y consideración cuidadosas y efectivas antes de las reuniones.

La cultura influye en lo que hacemos, decimos, pensamos y creemos. La cultura es diferente en diferentes países y contextos. En el contexto de los negocios internacionales, afecta la forma en que las personas se acercan, perciben y contribuyen a las reuniones. Algunos ejemplos incluyen:

Hora

No todas las culturas viven por el reloj. Las culturas orientadas al tiempo, como la británica o la alemana, tendrán enfoques estrictos sobre cómo se llevan a cabo las reuniones. La hora de inicio, la hora de finalización y todas las diferentes etapas intermedias se planificarán cuidadosamente. Otras culturas verán el tiempo de inicio como una aproximación, el tiempo de finalización como no fijo y todas las diferentes etapas intermedias como flexibles.

Jerarquía

La naturaleza jerárquica de una cultura puede tener un impacto masivo en los aportes de los participantes en una reunión internacional. Para aquellos de culturas jerárquicas que dicen lo que piensan, criticar ideas, estar en desacuerdo abiertamente, dar retroalimentación y reportar problemas frente al jefe o gerente son áreas con las que se sentirían incómodos. Ofrecer una crítica a la idea del gerente sería visto como una pérdida de cara tanto para el gerente como para el crítico.

El propósito de las reuniones

Después de algunas bromas en la sala de reuniones, el término común en Occidente es “vamos a trabajar”. Las reuniones occidentales generalmente tienen un horario apretado con una agenda organizada y planificada previamente. Las reuniones son para negocios. Por otro lado, diferentes culturas ven la reunión como el escenario para construir relaciones personales y fortalecer los lazos. Empezar a trabajar viene más abajo en la lista de prioridades.

Al presidir una reunión internacional de negocios, siempre es recomendable tener en cuenta las culturas y antecedentes de los asistentes. ¿Es un grupo muy variado o la mayoría de los participantes tienen similitudes culturales? Piensa en sus enfoques para las reuniones. ¿Cómo han actuado antes en las reuniones? ¿Puedes identificar la razón cultural por qué?

Las siguientes son algunas pautas que pueden ayudarlo a abordar la diversidad cultural en su próxima reunión internacional de negocios.

Reunión de etiqueta y manierismos

En compañías internacionales muy diversas, uno puede encontrar participantes en una reunión desde los cuatro rincones del mundo. Cada uno tendrá sus propias etiquetas culturales, gestos, gestos y formas de expresión. Gritar, lanzar las manos e incluso irrumpir en las reuniones son todas las posibilidades. En una empresa de este tipo, puede ser aconsejable proporcionar capacitación de conciencia intercultural al personal para minimizar los malentendidos. Cuando las diferencias no sean tan agudas, puede que usted o la silla comprendan cómo se pueden percibir ciertas etiquetas, gestos y tácticas generales de la sala de reuniones y cómo puede minimizar cualquier impacto adverso.

Expectativas de las reuniones

Antes de la reunión, aclare cuál será el propósito de la reunión. ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Por qué le preguntas a cada asistente? ¿Qué se espera de ellos? Póngase en contacto con los participantes y discuta la reunión y lo que necesita de cada persona. Si está listo, envíeles la agenda. Si se trata de una reunión de lluvia de ideas, tal vez solicite a cada participante que traiga al menos tres sugerencias. Si se trata de una reunión que reúne diferentes áreas dentro de una empresa, informe a cada asistente de lo que a la gente le gustaría saber de ellos. Una vez que se establece un marco, las personas sabrán dónde encajan en la imagen.

Adopte un enfoque relajado para las reuniones

Muchas personas encuentran desalentadoras las reuniones de negocios. Esto puede ser una combinación de miedo escénico, sentarse frente al jefe y sentirse inferior a los colegas. Esto conducirá a ansiedad, tensión, nerviosismo y malestar general. Intente introducir diferencias sutiles en una reunión para tranquilizar a las personas. Los rompehielos ofrecen una buena liberación de tensión al comienzo de una reunión. Los calentamientos ofrecen un beneficio similar. Intente usar una configuración alternativa en lugar de la sala de reuniones. Considere cambios en la iluminación o el ambiente.

Tamaños de grupo en reuniones

En resumen, los grupos pequeños trabajarán más efectivamente en las reuniones. Los grupos más pequeños ofrecen mayor seguridad y permiten una mayor participación. En reuniones de negocios internacionales, el uso de grupos más pequeños se puede usar de dos maneras.

Primero, antes de una gran reunión internacional de negocios, identifique quién vendrá y qué puede aportar. ¿La reunión cubrirá diferentes temas? ¿Requerirá aportes de diferentes áreas de negocio? Si está lo suficientemente organizado, puede iniciar algunas reuniones más pequeñas donde agrupe a los participantes que se sientan cómodos entre sí o que compartan experiencia en la misma área. Pida a los grupos que lleven sus conclusiones a la próxima reunión más grande. Los participantes ahora se sentirán cómodos con sus contribuciones e ideas.

En segundo lugar, si la cultura de la empresa lo permite, divida su reunión en grupos más pequeños donde los comentarios y la discusión abierta puedan fluir más fácilmente. Luego pida a un jefe delegado de cada grupo que resuma sus hallazgos. Esto puede permitir a aquellos que normalmente no hablarían frente a grupos más grandes, expresar sus opiniones.

Reuniones multiculturales

Un error importante al tratar con culturas diversas en una sala de reuniones es sugerir que las personas con antecedentes similares trabajen, se agrupen o se sienten juntas. En lugar de permitir una mayor fluidez en la reunión, esto tendrá el efecto contrario. Una vez acogedor en sus grupos culturales, los participantes se deslizarán en sus patrones culturales. Es vital que mezcles tu reunión. El beneficio adicional de este enfoque es que permite el desarrollo de relaciones interpersonales interculturales, fortaleciendo los lazos del personal.

Métodos alternativos de comunicación en reuniones

La mayoría de las reuniones internacionales adoptan un formato y una estructura básicos mediante los cuales se establece una agenda y los asistentes contribuyen al tema de discusión oralmente. Si tiene participantes que potencialmente serán muy callados y no participativos, considere algunos métodos alternativos de comunicación.

Por ejemplo, antes de la reunión, envíe un correo electrónico a los miembros del personal con algunas preguntas sobre los próximos temas. Hágales preguntas abiertas sobre sus opiniones. Pídales que envíen sus respuestas por correo electrónico, que luego se pueden utilizar para instigar su contribución en la reunión.

Si sabe que algunos participantes se sienten incómodos al hablar, ¿por qué no dejarlos escribir? ¿Utiliza una pizarra blanca u ofrece tomar sugerencias y opiniones en papel?

Siempre confirme los significados en las reuniones

Las diferentes suposiciones culturales sobre el significado de una palabra, frase, símbolo, imagen o acuerdo pueden causar confusión antes y después de una reunión. Al abordar un tema o después de que se haya acordado un consenso sobre un tema, siempre confirme que el significado general ha sido acordado y entendido. Donde puedan existir problemas potenciales en cuanto a la interpretación, siempre se simplifican los significados. Si la reunión se ocupará de un lenguaje o conceptos complejos, considere formar un consenso sobre el significado con el que todos los participantes se sentirán cómodos y luego circularlos antes de la reunión para su revisión.

Al final de una reunión, resuma y capture los principales acuerdos y desacuerdos. Asegúrese de que todos estén contentos con ellos.

Las reuniones de negocios internacionales requieren una gran planificación, organización y consideración para que puedan ofrecer resultados efectivos. Siempre considere las variantes culturales con las que se enfrentará y piense en formas de superar posibles problemas. Los consejos mencionados anteriormente son meramente indicadores básicos que con suerte lo ayudarán a comenzar a pensar sobre cómo la cultura impacta las reuniones internacionales.

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