La planificación y el control son los dos ingredientes más importantes para un negocio exitoso. Un plan de negocios elimina la mayor parte de las conjeturas de la estrategia y el control comerciales a través de un análisis financiero sólido. Los datos financieros proporcionan una manera de medir dónde se encuentra en su plan estratégico, indicándole dónde son necesarios los cambios en su plan. Debido a esto, el análisis y la administración de datos financieros son de vital importancia para administrar un negocio exitoso.

Es extremadamente importante tener instalado un sistema de contabilidad adecuado en toda su empresa para que la adquisición de datos sea fácil. No puede administrar su negocio para obtener rentabilidad sin un buen sistema de contabilidad. Mi CPA tiene un contable que viene al negocio para ayudar a instalar el Sistema de Contabilidad y mostrarnos cómo trabajarlo. Todo esto se hace con la guía del CPA pero a una fracción del costo. Un buen contable es invaluable para ayudar a capturar datos financieros. Tener un sistema contable en funcionamiento establecido minimizará las tarifas que cobra un CPA para analizar su obligación tributaria y preparar sus declaraciones de impuestos.

Un sistema de contabilidad generalmente se basa en las siguientes herramientas clave de gestión financiera:

– Estado de resultados (Estado de pérdidas y ganancias)

– Estado de flujo de efectivo

– Hoja de balance

– Presupuesto

– Punto de equilibrio de analisis

Al contar con un sistema de gestión financiera, puede identificar fácilmente las señales de alerta temprana o detectar áreas particularmente rentables. No tener un sistema para analizar y organizar los datos financieros hace que sea imposible administrar, hacer crecer y controlar un negocio de manera efectiva. Hace que sea imposible medir el éxito (o la falta del mismo) de su Planificación y Estrategia. Además, si se usan incorrectamente, los datos financieros inexactos pueden ser desastrosos para el sustento de una empresa.

Un sistema de gestión contable y financiera es tan útil como se utiliza sistemáticamente en toda una empresa. Es extremadamente importante implementar el sistema en la estructura misma de la empresa y utilizarlo de manera sistemática. El Sistema Contable es un reflejo de la salud, o la falta de ella, de un negocio y desde el cual se toman las decisiones comerciales. Asegúrese de configurarlo correctamente, capacite a su gente en él y, lo más importante, ¡utilícelo!

Los dos objetivos principales de cualquier negocio son ser rentables y tener flujo de caja para pagar las obligaciones. El estado de resultados y el estado de flujo de efectivo ocupan un lugar destacado en esta área. El estado de resultados representa qué tan bien está operando una empresa y el estado de flujo de efectivo muestra qué tan bien una empresa está administrando su efectivo. Beneficio o Pérdida por un lado y Liquidez por el otro.

El truco consiste en encontrar un buen equilibrio entre Beneficios y Liquidez, que cuando no está bien planificado, puede ser muy difícil de mantener. El crecimiento rápido con altas ganancias puede drenar la liquidez de una empresa, por lo que ser rentable no es garantía de que se mantendrá en el negocio. La función del flujo de efectivo y el estado de resultados actual y proyectado es ayudarlo a identificar áreas problemáticas para que pueda planificarlas de manera efectiva, como recaudar más capital, inyectar más capital u obtener financiamiento. Además, estas dos declaraciones le ayudan a identificar áreas que pueden controlarse y gestionarse mejor, evitando la necesidad de capital y financiación adicionales.

El análisis de equilibrio se basa en el flujo de caja y el estado de pérdidas y ganancias. La declaración y el gráfico de equilibrio son extremadamente importantes porque muestran el volumen de ingresos de las ventas que se requieren para equilibrar con precisión la suma de sus gastos fijos y variables. El análisis de equilibrio puede ser de gran ayuda cuando:

– Establecer niveles de precios de productos y servicios

– Decidir si comprar o arrendar equipo / edificio

– Calcular proyecciones de ganancias basadas en varios niveles de ventas.

– Determinar si se requieren nuevos empleados

– Planificación anticipada de las finanzas / capital necesarios en el futuro

– Hacer que los objetivos estratégicos sean más tangibles y alcanzables

– Medir el progreso de su empresa hacia los objetivos de ganancias.

El Balance general registra los efectos pasados ​​de las decisiones de la empresa (o la falta de ellas) y proyecta el efecto de los planes futuros. El Balance general es un registro de la liquidez y el patrimonio neto de la empresa. Estas variables se ven afectadas directamente por los estados de ingresos y flujo de efectivo. El balance es el financiero que a menudo se pasa por alto, pero tiene mucha utilidad:

– Muestra el efecto de decisiones pasadas

– Realiza un seguimiento de la posición de liquidez en efectivo de la empresa

– Registra el nivel de equidad del propietario

– Muestra rápidamente el estado del negocio.

Un análisis presupuestario compara el desempeño real de una empresa con el desempeño proyectado en forma mensual, trimestral y anual. El Presupuesto es una gran herramienta para protegerse contra gastos excesivos y no mitigados y está estrechamente vinculado a los Objetivos Estratégicos que la empresa ha establecido. El análisis de las proyecciones del estado de resultados y del estado de flujo de efectivo frente al rendimiento real es una excelente herramienta de control que puede abordar rápidamente los problemas antes de que se vuelvan demasiado graves. Pequeños descuidos y errores en las proyecciones de una empresa a lo largo del tiempo pueden tener un efecto desastroso. El análisis presupuestario es su guardia contra eso.

Trabajando en conjunto, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, el balance general, el análisis de equilibrio y el análisis presupuestario proporcionan una imagen completa de las operaciones actuales, la liquidez, las operaciones pasadas y la viabilidad futura de una empresa. Trabajar a través de un sistema de contabilidad interactivo puede ser una herramienta muy útil para determinar escenarios comerciales futuros y analizar errores pasados. Comprender las implicaciones financieras de sus decisiones financieras puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su empresa. Probablemente el estado financiero más importante sea su estado de flujo de efectivo, pero comprender todos estos aspectos financieros y cómo funcionan juntos es la clave del éxito de una empresa. Las proyecciones se basan en suposiciones; asegúrese de que estén bien pensadas y sean lo más realistas posible.