Bienvenido de nuevo a la Parte 2 de “Año nuevo, nueva década, nuevo software de personal”. Si está leyendo este artículo, es posible que haya captado la Parte 1 que analiza cómo comenzar su búsqueda de un nuevo software de personal. La Parte 2 se sumerge en preguntas que no debe pasar por alto, qué evitar a medida que reduce su búsqueda y cómo planificar una implementación sin problemas.

Preguntas para no pasar por alto

En las primeras etapas de su búsqueda, está demostrando y marcando qué software tiene sus elementos “imprescindibles”. Estás viendo el flujo de trabajo general, el diseño, imaginándote a ti mismo usando el software y más. Sin embargo, hay dos factores importantes que a menudo se pasan por alto al evaluar soluciones de software: seguridad y soporte.

Seguridad

Muchas veces se ignora la seguridad al evaluar soluciones de software. Es absolutamente NECESARIO preguntarle al proveedor de software cómo protegerán sus datos. El mayor error es asumir Sus datos están seguros. ¡Nunca asumas! Los proveedores de software invierten en diferentes niveles de seguridad. Está poniendo a su compañía de personal en riesgo de incumplimiento si no hace estas preguntas clave antes de firmar en la línea punteada:

  • ¿Dónde se almacenan sus datos y en qué centro de datos de niveles se almacenan? Los centros de datos de nivel 3 y 4 proporcionan la máxima seguridad.

  • ¿Se almacenan los datos en múltiples centros de datos?

  • ¿Quién administra el centro de datos y con qué frecuencia se respaldan sus datos?

  • ¿El centro de datos está certificado / auditado?

  • ¿Qué tipo de software antivirus / antimalware usan?

Si la seguridad de los datos es un idioma extranjero para usted (como lo es para la mayoría de nosotros), le recomiendo que investigue sobre el Centro de datos y el software antivirus / antimalware para ayudarlo mientras hace estas preguntas.

Apoyo

Al igual que con cualquier solución tecnológica, una buena atención al cliente es fundamental si necesita comunicarse mucho o solo de vez en cuando. El software de personal complementa sus tareas diarias y es esencial para su flujo de trabajo. Si tiene un problema o una pregunta, es importante poder ponerse en contacto con el Soporte fácilmente y recibir una respuesta oportuna. Al final del día, estás buscando un compañero será fácil trabajar con él y el Soporte es un gran componente de eso. Un mal soporte hará que toda la experiencia del usuario sea miserable. Entonces, ¿cómo saber si está formando una buena asociación?

A continuación se presentan preguntas clave para hacer:

  • ¿El soporte está incluido en su contrato?

  • ¿Qué tan rápido escuchas una respuesta?

  • ¿Tiene que registrar un boleto antes de hablar con alguien?

  • ¿El soporte está disponible 24/7?

  • ¿Obtienes una persona o un robot cuando llamas?

  • ¿Hay capacitación y otros recursos disponibles para ayudarlo a aprender el software?

Qué evitar a medida que acota la búsqueda

No se conforme con lo barato y evite los costos ocultos

Si bien a todos les gusta ahorrar dinero, no se conforme con una solución solo porque es la opción más barata. El nuevo software es un gran cambio, por lo que debe asegurarse de elegir un producto de calidad que ayudará a que su negocio crezca. Lo último que desea hacer es conformarse con una opción económica y luego volver a pasar por el proceso.

La otra circunstancia que desea evitar es pagar los costos ocultos. La solución puede ser más barata por adelantado, pero ¿hay costos que deberá pagar durante su suscripción? Si hay otras tarifas que está pagando durante su suscripción, todo podría equivaler al mismo precio una vez que todo esté dicho y hecho. También tenga cuidado con las promociones de grandes ofertas que está recibiendo. Si están regalando sus productos y servicios, mientras ofrecen un servicio superior, ¿cuál es el problema?

Elegir una solución que no esté optimizada

Al elegir un nuevo software, desea la solución para hacer que sus procesos sean más eficientes y ayudar a que su negocio crezca. Considerar una solución que sea tanto un CRM / ATS como que se integre con su back office y portales web ayudará a agilizar sus procesos. No hay necesidad de alternar entre múltiples programas. Una solución todo en uno eliminará múltiples entradas de datos, reducirá su riesgo de perder datos y lo ayudará a obtener acceso a informes de “panorama general” para decisiones comerciales críticas. Evite el dolor de cabeza y los contratiempos de tener múltiples soluciones.

¿Cómo planea una implementación sin problemas?

Ha formulado todas las preguntas correctas, ha recibido referencias, ha estado soñando con el nuevo software y firmó el contrato. ¿Que sigue? Planificación para una implementación sin problemas! Hay varias cosas que desea asegurarse de hacer para permitir una transición sin problemas. Si bien puede parecer que la parte difícil ha terminado, la implementación del software es el último, pero el paso más crítico.

Primero, tendrá que decidir qué datos está llevando al nuevo software. Es probable que tenga datos antiguos / incorrectos que no necesitan ser traídos. Solo traiga los datos que usted necesitar. Antes de la conversión, la compañía de software le proporcionará un documento detallado de lo que se convertirá y hacia dónde irá en el nuevo sistema. También le proporcionarán un presupuesto y el número estimado de horas que llevará convertir los datos. Este es el momento de hacer cualquier pregunta que pueda tener. Desea asegurarse de saber exactamente qué se está convirtiendo y el costo estimado para que no haya confusión en el futuro.

Desde una perspectiva interna, es importante para todo el equipo adoptar el nuevo software. Lo más probable es que el software sea muy diferente de lo que estás acostumbrado a usar. El flujo de trabajo, la forma en que completa las órdenes de trabajo, la forma en que crea nuevos contactos, incluso la terminología pueden ser diferentes. Sin embargo, no importa cuán diferente sea, es importante comprometerse completamente con el nuevo software. No siga los flujos de trabajo antiguos o las formas anteriores de realizar tareas. Después de todo, cambiaste de software por una razón.

Durante la transición, también es esencial que la alta gerencia consulte con el equipo para mantenerse paciente. Implementar un nuevo sistema requiere tiempo y esfuerzo. Es clave que todos se tomen el tiempo para aprender el software y recibir capacitación. Un gran error es saltarse el entrenamiento. Estarás perdido, confundido, menos eficiente y tendrás un millón de preguntas. Estar debidamente capacitado es clave para una transición sin problemas, ya que está aclimatando a toda su empresa a un nuevo software.

El último paso antes de la transición oficial es crear un Manual de políticas para sus empleados. Este es un breve folleto que instruye a su equipo sobre cómo usar el software. El folleto debe describir cómo usar el software para tareas importantes. Incluya los códigos que desea usar, los datos que deben ingresarse, las mejores prácticas, etc. Todo el equipo debe usar el software de la misma manera, de lo contrario no habrá un flujo de trabajo consistente. Un manual lo deja claro como el cristal, cómo hacer todas las tareas principales.