La crisis posfinanciera ha hecho que muchas empresas y patrocinadores regresen a la escena de los eventos internacionales con renovado entusiasmo, evidente por el aumento del volumen, junto con toda una nueva generación de ofertas de proveedores del sector. Sin embargo, a pesar de muchos procesos internos de gestión de riesgos maduros, la mayoría de los eventos internacionales siguen presentando un talón de Aquiles en lo que respecta a la salud, la seguridad y la protección de los viajes de negocios.

A pesar de que el evento puede realizarse fuera del sitio o fuera del lugar de trabajo habitual, todavía no exime a la empresa de su deber habitual de cuidado o de sus obligaciones de salud y seguridad en el lugar de trabajo.

Cuando se trata de eventos corporativos internacionales, reuniones, incentivos, conferencias y reuniones, esto es lo que todo planificador debe saber para garantizar un evento exitoso, seguro y protegido. En este artículo, aprenderá los consejos más importantes para la planificación de la seguridad y la protección, comenzando con la ubicación, las actividades, la planificación de emergencias, el monitoreo y las comunicaciones. Al final de este artículo, tendrá un criterio de evaluación rápido y un enfoque consistente y seguro para garantizar que todos sus eventos corporativos internacionales se desarrollen sin problemas y evitar la mayoría de los incidentes evitables que arruinan reuniones y eventos corporativos que de otro modo serían grandiosos.

Selección de ubicación

Demasiados planificadores saltan a una ubicación ideal y luego intentan forzar todas las soluciones y soluciones de planificación en torno a este destino ideal. La mejor ubicación debe cumplir con los requisitos para un sitio agradable, exitoso y funcional para todas las actividades planificadas, pero también debe satisfacer todas las necesidades de apoyo, como el transporte médico de rutina, confiable, ubicaciones seguras y entornos seguros. Cualquier ubicación que no cumpla con estos criterios iniciales solo amplificará cualquier situación de emergencia y probablemente resultará en un mayor riesgo general para todos los involucrados.

Si bien la ubicación inicial es importante, es igualmente importante evaluar todas las actividades necesarias para el evento e identificar todas y cada una de las actividades sociales que se llevarán a cabo en conjunto con el evento.

Eventos corporativos internacionales

Centrado en la actividad

Las reuniones corporativas, los incentivos, las conferencias y los eventos pueden ser situaciones de alta actividad con muchas personas yendo y viniendo junto con el intercambio de información y oportunidades de disfrute. Por lo tanto, todas las actividades propuestas y posibles deben ser consideradas e incluidas en el plan final. Esto debe incluir todo, desde llegadas, recepción; check in, conferencias, eventos, networking, social / entretenimiento, turismo, transporte terrestre, compras, viajes internos y salidas.

Es primordial que todas las actividades disponibles se consideren en el lugar elegido, no solo las previstas en el programa oficial ya que los asistentes o acompañantes / familiares siempre buscan opciones alternativas, con un alto potencial de situaciones de emergencia fuera de los planes tradicionales.

Un elemento que comúnmente se pasa por alto son los eventos y actividades paralelos o simultáneos. Se deben considerar otras funciones de la empresa, días festivos, cambios climáticos, festivales religiosos e incluso eventos internos de la empresa, como lanzamientos de productos o comunicados de prensa, y cómo afectarán el desarrollo del evento junto con cualquier amenaza alterada o preocupaciones de planificación de emergencia.

Solo después de que se hayan identificado y mapeado todas las actividades, internas y externas al evento, podrá avanzar a la etapa de planificación y gestión de emergencias.

Planificación de emergencia primero

Esto puede parecer contrario a la intuición, pero en mi experiencia es un enfoque muy superior. Con una ubicación establecida y una lista de actividades, ahora puede comenzar a crear sesiones de planificación de emergencia amplias y detalladas. La razón por la que este es un mejor enfoque es que no desea descubrir áreas que requieran soluciones de tratamiento menores o mayores al final de los ciclos de presupuesto, promoción y gestión o confirmación. Por ejemplo, si descubrió que los servicios médicos locales se veían abrumados de forma rutinaria durante un fin de semana debido a la actividad turística máxima en la ubicación elegida, deberá reconsiderar la ubicación como una opción plausible o incluir apoyo médico en el lugar como parte de su presupuesto y solución de mitigación de riesgos. Especialmente cuando considera en su planificación el impacto y las demandas de apoyo en caso de que tenga una emergencia grupal, como una intoxicación alimentaria o el colapso de un puesto de espectadores.

Con un plan de apoyo de emergencia implementado primero, casi todas sus preocupaciones y consideraciones de rutina se detallarán para completar. Las habitaciones, el transporte, los acomodadores, las comunicaciones, la atención médica, la seguridad, los proveedores de servicios y muchos más se habrán considerado y priorizado en la etapa de planificación y ahora esperan la adquisición y la confirmación en una secuencia mucho más organizada por parte del equipo de planificación. Estos servicios y requisitos en el plan de emergencia, casi siempre tienen un requisito de rutina y del día a día de todos modos, y tanto la rentabilidad como el tiempo de planificación se pueden reducir considerablemente.

Ningún plan o suposición son cien por ciento exactos; por lo tanto, también es obligatorio un sistema de seguimiento y revisión continuos para garantizar el éxito.

Monitoreo continuo

El cambio es inevitable, especialmente si su evento fue delimitado y planeado con semanas o meses de anticipación. Por lo tanto, se requiere un sistema confiable y eficaz para identificar y gestionar el cambio de acuerdo con la prioridad requerida por el resultado modificado.

Los sistemas y recursos dedicados, que a menudo ya están presentes como parte de la administración general del evento, deben aprovecharse para respaldar los inevitables problemas de gestión de cambios. Es probable que los tiempos, los recursos, el clima, el personal y los servicios cambien de alguna forma antes o durante su plan ideal. Los requisitos de información claramente definidos, las líneas de comunicación, la priorización de la respuesta y los procedimientos de seguimiento deben establecerse y comunicarse a los afectados o influyentes en el proceso. Esto debe estar respaldado por un vehículo apropiado en el que compartir información como correo electrónico, SMS, radios, blogs, tablones de anuncios, etc.

Cuanta más información recopile, más tendrá que procesar, pero mejor informado estará al tomar decisiones de rutina y de emergencia.

Información, información y más información

Planifique capturar y acceder a la mayor cantidad de información posible al administrar eventos corporativos exitosos. Muy pocos planificadores y administradores de eventos aprecian o capturan y procesan con éxito la información de rutina que podría mejorar drásticamente la eficiencia y la productividad de un evento, pero que también resulta fundamental para situaciones de emergencia.

Considere con mucha anticipación cómo almacenar y acceder a la información. La información correcta debe ser accesible de la manera más fácil posible para quienes la necesiten y la coordinación y evaluación de todas las aportaciones debe ser continua. Los horarios de vuelo, los eventos de los medios de comunicación, las comidas, los números de contacto, las agendas, la actividad meteorológica, los servicios de emergencia, los recursos de apoyo, las capacidades, los tiempos de respuesta, el tiempo de preparación, el costo, la experiencia y todos los demás requisitos deben estar preparados, capturados y gestionados durante todo el evento. . Toda esta información no debería morir con la conclusión del evento, sino que proporciona una plantilla para eventos futuros e incluso opciones de devolución para actividades comerciales rutinarias y extraordinarias.

Con toda esta preparación, es casi criminal que muy pocos preparen a sus asistentes con suficiente antelación con los preparativos previos a la llegada.

Preparativos previos a la llegada para una mayor seguridad y protección en eventos corporativos

Con toda la actividad de preparación e información hasta este punto, sigue siendo ilógico por qué gran parte de ella no se comparte con los asistentes y planificadores. Un cuerpo de conocimiento centralizado en el que se pueden extraer elementos para proporcionar y preparar a los asistentes no es difícil ni indulgente.

Las guías grupales previas a la llegada, la información y las actualizaciones clave deben entregarse en un formato “legible” o “digerible” a todos aquellos que puedan asistir y apoyar el evento. Este canal y grupo de enfoque debe actualizarse periódicamente con los puntos más destacados hasta la finalización del evento.

Un grupo demográfico más centrado, como organizadores, simpatizantes, familias, personal técnico, grupos de idiomas alternativos, hombres, viajeros / visitantes por primera vez, mujeres y grupos nacionales o culturales mixtos, debe aislarse y comunicarse con contenido más específico y relevante. Esto no es solo en forma de una “bolsa de regalos” general que parece dominar muchos de estos eventos y rara vez es leída o retenida por la mayoría de los asistentes. Cualquier segmentación adicional, como aquellas con restricciones dietéticas, afecciones médicas, etc., también debe ser atendida y comprometida. Los proveedores de eventos y los proveedores podrían aprender mucho para distinguirse del mercado en general al proporcionar esto como parte de la oferta de atracción y entrega. Todo esto no tiene por qué ser responsabilidad exclusiva de la empresa asistente, pero podría ser facilitado por la instalación / entidad anfitriona. No olvide que esta es una calle de dos vías también con muchas plataformas de redes sociales disponibles para una distribución rápida y generalizada en caso de que los asistentes busquen compartir su opinión, insatisfacción o incluso durante una crisis. Por tanto, también es aconsejable la monitorización de canales.

Deben estar disponibles actualizaciones de rutina y continuas que podrían modificarse fácilmente para incluir actualizaciones de información de prioridad / emergencia en caso de que surja la necesidad. El desarrollo previo y el uso regular de cualquier plataforma de comunicación solo mejorará el éxito y la participación del evento.

Comunicaciones para la seguridad de eventos corporativos

Los planificadores y administradores de eventos casi se ven frustrados por la elección de los diversos medios y medios de comunicación. La consolidación y consistencia del mensaje es el desafío, junto con asegurar la segmentación tanto del contenido como del receptor. Facebook, YouTube, SMS, correo electrónico, blogs, sitios web y muchas otras plataformas de redes sociales son medios viables para la comunicación bidireccional. Los planificadores ya deben haber identificado en su planificación de emergencia qué opciones, limitaciones o matices locales prevalecen y cuáles son las mejores o más confiables para la tarea.

Las comunicaciones regulares y agradables nunca son una carga, pero las comunicaciones frecuentes e irrelevantes ponen en riesgo cualquier comunicación de emergencia, ya que es posible que los usuarios ya hayan descartado o bloqueado canales específicos debido al abuso. Esto también debe ser colaborado con todos los aspectos y planificadores del evento.

Como todos los elementos mencionados anteriormente, estos sistemas no funcionan por sí mismos. Necesitan supervisión y gestión constante durante todo el ciclo de vida del evento y no deben cerrarse ni apagarse hasta que el evento esté oficialmente finalizado y todos los asistentes bajo atención estén seguros en su camino de regreso a su punto de origen.

Gestión continua

No son los planes lo que importa, es la planificación. La gestión y el seguimiento continuos están en segundo lugar. Todos los eventos, ubicaciones y actividades requieren atención y gestión para garantizar que se realicen lo más cerca posible de forma razonable.

La gestión continua es un evento de equipo y no depende únicamente de una o dos personas. La planificación de la sucesión y las redundancias deberían haberse identificado en la fase de planificación de emergencia para evitar la vulnerabilidad que se presenta cuando una o dos personas clave no están disponibles momentáneamente o por períodos prolongados.

Cada etapa, acción e incluso evento debe revisarse y analizarse en busca de oportunidades para mejorar el proceso o identificar aspectos pasados ​​por alto.

Conclusión

Cuando se trata de eventos corporativos internacionales, reuniones, incentivos, conferencias y reuniones, estos son los puntos clave de salud, seguridad y protección que todo planificador debe conocer para garantizar un evento exitoso, seguro y protegido. Ahora tiene los consejos de planificación de seguridad y protección más importantes, comenzando con la ubicación, las actividades, la planificación de emergencias, el monitoreo y las comunicaciones. Use esto como referencia y lista de verificación para asegurarse de tener un criterio de evaluación y un enfoque consistente y seguro para garantizar que todos sus eventos corporativos internacionales se desarrollen sin problemas y evitar la mayoría de incidentes evitables que arruinan reuniones y eventos corporativos de otra manera excelentes.


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