Una pregunta es una declaración que solicita una respuesta o respuesta. Diariamente, puede hacer preguntas. Algunas preguntas son abiertas y requieren explicación, elaboración, etc., mientras que otras preguntas son cerradas y solo requieren un Sí o un No. En algunos casos, otras hacen preguntas que no necesariamente requieren una respuesta, sino solo para que alguien las escuche (preguntas retóricas). Dependiendo de la estructura de la pregunta, la respuesta que sigue debe abordar lo que busca la pregunta. Muchas personas fracasan en los exámenes no porque sean aburridas sino porque no comprenden lo que se les pide. El no articular la pregunta correctamente conduce a una acción o respuesta incorrecta. Después de una presentación, debe sentirse bien si la gente le hace preguntas. Puede ser una señal de que las personas participaron en la presentación y de que la presentación generó interés en los demás. La forma en que responda a esas preguntas mejorará la visión que su audiencia tiene de usted o aumentará su confianza en su producto o servicio. Como profesional, tendrá que dominar el arte de hacer preguntas relevantes pero, lo más importante, cómo responderlas de manera eficaz.

1. Comprende la pregunta – Antes de sumergirse en responder una pregunta, asegúrese de tener claro de qué trata la pregunta. No hay nada de malo en buscar claridad sobre lo que se pregunta. Pregunte cortésmente “Lo siento, parece que no entiendo lo que está preguntando, ¿le importaría reformular?” Se comunicará mejor en tal caso que simplemente parlotear sin claridad o comprensión. Recuerde que la esencia de responder preguntas es que usted haga una contribución positiva a quien busca una respuesta. No pierdas tiempo. Busque comprensión primero.

2. Escuche atentamente toda la pregunta. – Una forma en que puede mejorar su eficacia al responder una pregunta de manera relevante y objetiva es permitir que la persona que hace la pregunta termine de hacerla. Algunas personas se toman el tiempo para especificar exactamente lo que buscan. Responder una pregunta antes de que se haga completamente puede parecer una falta de respeto. No asuma que conoce la dirección en la que va la pregunta, por lo tanto, desea ayudar a la persona a ir al grano. Si tiene tiempo, deje que la persona “divague” mientras toma nota de los puntos clave. También le da tiempo para sintetizar y pensar en la mejor respuesta a la pregunta. La capacidad de escuchar le brinda una alta tasa de éxito en la respuesta a sus preguntas.

3. Haga una pausa y piense detenidamente – Tienes que determinar si estás calificado para responder la pregunta o si alguien más lo está. ¿Está autorizado para hablar sobre ese tema (los periodistas pueden perseguirlo incluso si se supone que no debe ser el portavoz de la empresa)? ¿Qué tan profunda debería ser la respuesta? Las pausas y los momentos de silencio muestran que no está simplemente produciendo cualquier materia prima que tenga en su mente, sino que está llegando una respuesta claramente pensada. De hecho, puede preparar a la persona que espera una respuesta diciendo “Déjame pensar … Déjame ver …”. De esa manera, la persona no se sienta y espera pensando que usted no ha escuchado, simplemente está ignorando, etc. Pensar también lo ayuda a hacer declaraciones de las que no se arrepentirá más adelante. Puede evaluar la mejor manera de responder con sabiduría sin dejar a la persona con cicatrices o heridas frescas.

4. Responda la pregunta y deténgase – Habiendo entendido lo que significa la pregunta, su papel es responder lo mejor que pueda y detenerse. La tendencia a ofrecer voluntariamente información que no ha sido solicitada no le agrega valor. En todo caso, te quitas el poder. Me he encontrado con personas que después de que se les hizo una pregunta simple como “¿A dónde vas?” se detendrán y pensarán que tienes todo el día para escuchar la caída del nombre, las largas explicaciones que dan todo el trasfondo dejándote decir “Oh, de verdad, aha, Oh, ya veo”. Ve al grano y detente. Cuando siempre dices bocanadas de información, las mentiras son inevitables. Puede comenzar fácilmente a confundirse o decir declaraciones contradictorias sin darse cuenta. He visto personas que pierden casos en los tribunales porque siguen diciendo declaraciones que luego se usan en su contra en una etapa posterior del procedimiento.

5. Relájese y tenga confianza – Es interesante notar que a veces la misma pregunta puede ser difícil de responder dependiendo de a quién y en qué escenario se esté haciendo la pregunta. Si la persona sentada a su lado le pregunta en un autobús; “¿Te importaría hablarme de ti?”, Puede ser mucho más fácil articular la pregunta que cuando tienes un panel de cuatro o cinco personas en una sala de entrevistas donde estás buscando trabajo. La misma pregunta puede traer diferentes respuestas. En el primer escenario puedes relajarte y hablar sobre temas sociales, mientras que en el segundo escenario casi sientes que cada respuesta debe apuntar a cuán trabajador eres y todas las cosas positivas de la vida. La clave importante para el flujo de respuestas y la respuesta eficaz a una pregunta es relajarse y ser lo más natural posible en su respuesta. No quiere que parezca que tiene un discurso ensayado en algún lugar que está tratando de recordar. Relájate y deja fluir tu creatividad. Respire normalmente y esté tranquilo.

6. Dominar la naturaleza general de las preguntas. – Las preguntas más habituales se centran en ¿Qué? (busca detalles), ¿Dónde? (busca conocer el lugar o ubicación o escenario) ¿Por qué? (busca entender las razones detrás) ¿Quién? (está solicitando para las personas involucradas) ¿Cuándo? (busca la fecha y hora en que sucedió) ¿Cómo? (desea conocer el proceso o el desglose paso a paso de un evento) ¿De quién? (identifica al dueño). Otras preguntas son como declaraciones que solicitan detalles. Le dan la indicación en declaraciones tales como ilustrar, explicar, aclarar, enunciar, describir, investigar, enumerar, etc. Tenga cuidado con esas palabras para dar una respuesta que sea relevante para lo que se busca.

7. Es posible que no sepa las respuestas a todas las preguntas. – Es una cosa noble dejar pasar algunas preguntas. No eres la enciclopedia de todas las preguntas con las que te encuentras. Admitir que no sabe la respuesta no es un signo de debilidad. Es una señal de que se conoce a sí mismo y no le gustaría participar en un juego de adivinanzas. Tengo un gran respeto por las personas que incluso en las entrevistas te dirán: “Aún no he encontrado ese concepto, pero suena realmente emocionante”, que alguien que se angustia por el hecho de que todas las preguntas deben ser respondidas y aún desperdicia los siguientes cinco minutos dando una conferencia que es inocente de la verdad. A veces, en un entorno grupal, admitir que no sabe la respuesta a una pregunta le aportará tanta sabiduría que podría ocultarse en la persona junto a la que está sentado; el tipo de sabiduría que ni siquiera puedes encontrar en los libros.

8. Evite siempre responder una pregunta con una pregunta. – Hay personas que nunca intentarán responder de otra manera que no sea respondiendo una pregunta. Un caso en el que esto es aceptable es en un salón de clases donde un estudiante hace una pregunta y el maestro no tiene idea de cuál es la respuesta. Él / ella puede preguntar creativamente “¿Hay alguien que pueda ayudar con la pregunta?”. No está admitiendo inmediatamente ignorar la pregunta, pero le da tiempo al maestro para sintetizar la respuesta de otros participantes. Siempre he sido una víctima en cuanto a responder una pregunta directa con una pregunta. Lo que dio origen a este tema es una pregunta que mi esposa me hizo, que era sencilla y directa: “¿Vas a ir a la oficina hoy más tarde?”. Mi respuesta inmediata no fue sobre la oficina sino “¿Por qué?”. Mi respuesta habría sido un “Sí, voy, ¿hay algo que necesites? ¿Quieres venir?” en lugar de un rotundo “Por qué” antes de dar la respuesta. Inmediatamente me dijo: “Será mejor que escribas un artículo sobre cómo responder preguntas.

9. Si eres el experto, demuéstralo – A veces, las personas hacen preguntas porque saben que usted es el mejor posicionado para conocer la mejor solución. En los casos en los que sepa lo que necesita, proporcione la respuesta completa requerida. Respalde su respuesta con ejemplos relevantes, cuando sea necesario. Simplemente evite dar explicaciones largas donde una respuesta simple hubiera funcionado. En una clase de Ciencias, si los estudiantes le piden que explique sobre el proceso de la fotosíntesis; No responderá a esto en una sola línea, sino que aportará su experiencia, saldrá y obtendrá diferentes tipos de hojas para ilustrar para que los estudiantes comprendan. Del mismo modo, en una sala de juntas, si eres el jefe de operaciones, debe aparecer. No puede permitir que otras personas parezcan ser las expertas en su área cuando usted está allí. Sea la autoridad en su campo.

10. Evite juzgar a la persona que pregunta – Es fácil pensar que la persona que hizo una pregunta no tiene conocimientos en un área específica. Cuando juzga rápidamente, corre el riesgo de sentirse avergonzado algún día. Algunas personas hacen preguntas sobre áreas en las que tienen doctorados. Dirigen las discusiones en la dirección de sus áreas de especialización. Cuando se hace una pregunta, evite atacar a la persona por preguntar, pero manténgase firme y responda lo que se le pregunte. Evite las declaraciones que suenen críticas. Cuando las señales de juicio entran en una discusión, esto se convierte en una barrera para la comunicación efectiva. Nadie escuchará objetivamente lo que está diciendo. Diga lo que sabe y cite lo que ha escuchado decir a otros.


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