Como empleador, director de recursos humanos o supervisor de gestión de riesgos, hágase esta pregunta: “¿Nuestros empleados piensan en el riesgo legal de enviar comunicaciones por Internet?” Si usted es como la mayoría de las empresas, su respuesta sería: “Es altamente improbable”. Es un problema muy común en el lugar de trabajo, que un empleado crea que sus comunicaciones electrónicas son transitorias, temporales y, una vez eliminadas, imposibles de rastrear y, por lo tanto, inofensivas.

El hecho es que el correo electrónico, los faxes e incluso los teléfonos celulares dejan huella. Solo un correo electrónico enviado por su empleado al empleado de una compañía diferente pasa por un promedio de cuatro sistemas informáticos diferentes. Esto crea un rastro que hace que el correo electrónico sea real, rastreable y permanente.

Como líder de la industria en informática y tecnología forense durante los últimos 20 años, hemos documentado, durante el examen de los sistemas electrónicos, a los empleados que frecuentemente dicen / guardan cosas en correos electrónicos o almacenan en una computadora, cosas que nunca dirían en ningún lado más. Hacer que un empleado elimine un correo electrónico potencialmente dañino o inflamatorio o incluso que un empleado elimine un correo electrónico por su cuenta, no protege a nadie. De hecho, al final podría dañar a todos los involucrados.

Si una queja o conducta inapropiada de un empleado se ha elevado al nivel en el que usted, como propietario / supervisor, necesita consultar a un experto en informática y tecnología forense, una de las primeras áreas verificadas es la eliminación de documentos y / o correos electrónicos. Estos elementos provocan banderas rojas durante un examen del equipo, y los elementos originales pueden y probablemente se encontrarán y / o reconstruirán. Es muy importante entender que la destrucción intencional de evidencia es un delito grave y, si se prueba, podría llevarlo a la cárcel.

Un ejemplo de mensaje de computadora en un caso judicial se remonta al infame juicio de algunos de los policías de Los Ángeles que fueron juzgados en 1991 por la golpiza a Rodney King. Uno de los oficiales creó un mensaje de computadora que decía: “… no he golpeado a nadie tan mal en mucho tiempo”. Obviamente, esto se hizo admisible en la corte.

Un ejemplo más reciente es uno en el que nosotros, como empresa, fuimos contratados en un caso de difamación. El liberador estaba usando Internet para publicar mensajes en un tablón de anuncios público que eran calumniosos y difamatorios contra un competidor en el mismo campo. Esta persona sintió que al usar correos electrónicos y publicaciones “anónimas”, esto aumentaría su posición dentro de la misma comunidad profesional. Con lo que el liberador no contaba era con la trazabilidad de los correos electrónicos a los sistemas informáticos de su hogar, teléfono celular y compañía. Pudimos localizar el rastro electrónico y, con esta información, obtener, en nombre del cliente, una orden judicial para confiscar el equipo a fin de crear copias de imagen de los sistemas electrónicos. Como resultado, para mantener el tema privado, el liberador acordó un acuerdo extrajudicial significativo.

Como propietario / supervisor, le corresponde a usted considerar y tener mucho cuidado al educar a sus empleados sobre lo que debe o no debe ponerse por escrito. Además, también depende de usted hacer que sus empleados sepan cómo se transmite la palabra escrita cuando se lee.

Ahora hemos preguntado y respondido dos preguntas muy importantes. Primero, la mayoría de los empleados no consideran el riesgo legal de las comunicaciones electrónicas. Segundo, como propietario / supervisor, por qué es crucial que comprenda las posibles ramificaciones legales. El resto de este artículo está dedicado a ayudarlo a crear y / o actualizar sus políticas actuales.

En la sociedad litigiosa de hoy, la empresa, tanto grande como pequeña, debe tener políticas de la empresa. Estas políticas han cubierto tradicionalmente áreas desde códigos de vestimenta hasta políticas de vacaciones. En los últimos cinco años, las empresas han comenzado a adoptar políticas de TI, que generalmente se encuentran en el manual del empleado. Como empresa profesional de informática y tecnología forense, cuando se nos llama a examinar los discos duros y / o servidores debido a que una empresa sospecha del uso inadecuado de los sistemas, también discutimos las políticas de TI de la compañía con el supervisor o gerente de TI apropiado.

En muchos casos, hemos descubierto que la mayoría de las políticas no cubren adecuadamente lo que es necesario en la era de la informática y la comunicación electrónica. Las empresas deben tener una política muy clara de correo electrónico y uso de tecnología. Una de las más importantes que generalmente no están cubiertas, y desafortunadamente en detrimento del empleador, es una política de retención de correo electrónico. Dado que muchas industrias se rigen por estatutos federales y / o estatales diferentes y específicos sobre cuánto tiempo debe conservarse la información, su política debe reflejar estas pautas.

La política debe ser lo más específica posible en qué tipos de comunicaciones se mantienen y durante cuánto tiempo. Deje en claro que existen razones comerciales y legales para que la empresa conserve dicha información. La información de correos electrónicos, así como otros sistemas electrónicos, se puede utilizar en muchos tipos de casos, incluidos: acoso, discriminación, antimonopolio, represalias, Ley de Estadounidenses con Discapacidades, uso de información privilegiada, fraude contable, divulgación de secretos comerciales inadecuados y mucho más.

RECUERDE: la destrucción intencional, de cualquier tipo, de evidencia relevante a una demanda actual o pendiente contenida en el correo electrónico o el documento adjunto al correo electrónico, es un delito grave y, si se prueba, podría llevar a uno a la cárcel.

Como propietario / supervisor, tómese un momento para examinar su política actual de TI o tecnología de la empresa. Si su empresa actualmente no tiene una política de TI o tecnología, ¡obtenga una! Si bien deberá asegurarse de que se satisfagan las necesidades individuales de su empresa, a continuación se incluyen algunos temas sobre lo que debe considerar incluir en sus políticas de uso:

  • Propiedad de información electrónica
  • Monitoreo del uso de la tecnología.
  • Uso aceptable de la tecnología de la empresa.
  • Contenido aceptable

Si actualmente mantiene reuniones con sus empleados o publica un boletín de la compañía, estos son lugares excelentes para educar a sus empleados. Utilice estas oportunidades para hacerles saber que hay ciertas cosas que deben tener en cuenta al enviar o responder correos electrónicos. Se debe aconsejar a los empleados que sean cautelosos y que no hagan declaraciones que puedan considerarse una conclusión legal. Informe a sus empleados que deben utilizar el conocimiento y la experiencia dentro de la empresa al levantar el teléfono y llamar a su supervisor o al Departamento de Recursos Humanos.

Al educar a sus empleados sobre el contenido de un correo electrónico o al utilizar otras formas de tecnología electrónica rastreable, capacite al empleado para que se haga estas simples preguntas:

  • ¿Debo poner esto en un correo electrónico o debo llamar?
  • ¿Escribiría esto sabiendo que puede existir para siempre?
  • ¿Lo pondría en una postal y la enviaría por correo?
  • ¿Me gustaría ver esto impreso en el periódico?
  • ¿Me gustaría que esto se pusiera en manos de la competencia de mi empresa?
  • ¿Me gustaría que esto llegue a manos de mi peor enemigo?

Las comunicaciones electrónicas no son transitorias, temporales o imposibles de rastrear. El correo electrónico es evidencia. La educación y las políticas adecuadas contribuyen en gran medida a evitar que tanto los empleados como el empleador terminen en una posible demanda tratando de explicar la palabra escrita.

scott@evidencesolutions.com