La contabilidad y los informes financieros pueden ser un desafío para muchas organizaciones, pero para la empresa de muebles para el hogar más grande del mundo, esto resultó ser especialmente difícil a fines del siglo XX. IKEA, el gigante mundial del mueble fundado en Suecia con sede en los Países Bajos, opera 280 tiendas minoristas en 26 países, 29 oficinas comerciales en 25 países y 11 centros de distribución en 16 países. IKEA también posee y opera su propio proveedor industrial llamado Swedwood, que tiene 5 unidades de producción en 5 países. Agregue a la mezcla más de 1000 proveedores en 55 países y el marco está establecido para una organización verdaderamente global donde el potencial de crecimiento es aparentemente ilimitado, sin embargo, al mismo tiempo crea una red global compleja donde la información contable puede ser difícil de administrar.

IKEA ha experimentado un sólido crecimiento de ventas cada año desde que abrió su primera tienda en Almhult, Suecia, en 1958, pero recientemente la compañía ha comenzado a crecer a un ritmo rápido. Desde 2000, las ventas anuales se han más que duplicado de 9.6 millones de euros a 23.1 millones de euros en 2010. IKEA puede lograr estos resultados por varias razones, como su fuerte enfoque en la gestión de la cadena de suministro, el abastecimiento de materias primas, la gestión de costos, eficiencia de fabricación y economías de escala, y cultura de frugalidad en toda la empresa y hacer cosas con poco dinero. Sin embargo, a pesar de todos estos atributos fuertes, el éxito de cualquier empresa depende en gran medida de su capacidad para administrar el flujo de efectivo y la información financiera para que pueda tomar decisiones comerciales estratégicas e impulsar el crecimiento futuro.

Un aspecto a menudo pasado por alto del éxito financiero de una empresa es la calidad de sus sistemas de información contable. Debido a su naturaleza global, IKEA se vio obligada a examinar su sistema financiero a fines de la década de 1990 debido a la regulación del cumplimiento del euro y la amenaza Y2K. Roger Neckelius, el Director de Información de IKEA y otros ejecutivos de IKEA se dieron cuenta rápidamente de que la miríada de sistemas de contabilidad anticuados era inadecuada para sus objetivos a corto plazo de cumplimiento normativo y sus objetivos a largo plazo de un sistema común y racionalizado que podría ser utilizado en todo el mundo IKEA.

Ulrika Martensson, la Gerente de Proyecto responsable de la implementación del sistema de reemplazo, comenzó su búsqueda con ciertos criterios que debían cumplirse, como tener un sistema para todo IKEA que fuera lo suficientemente flexible como para manejar las diferentes necesidades de las distintas unidades de negocios y sus usuarios. El sistema debería ser capaz de una implementación rápida y poseer la capacidad de crecer junto con la empresa.

Martensson obtuvo todo lo que deseaba cuando IKEA se decidió por Coda Financials del Reino Unido, pero no estaba preparada para la cantidad de trabajo que se requería para adaptar su producto a IKEA. El sistema Coda requería que cada tipo de transacción financiera se “definiera”, como cuentas por pagar y por cobrar. Sin embargo, en cierto modo esto fue una bendición disfrazada debido a la enigmática y compleja estructura organizativa de IKEA. Como se mencionó anteriormente, IKEA tiene una cadena de suministro integrada verticalmente con numerosos componentes en todo el mundo. Pero también es una compañía privada con una estructura única de “propiedad”. El Grupo IKEA es el grupo de empresas dentro de IKEA que maneja los elementos centrales del negocio, tales como investigación y desarrollo de productos, producción y distribución y ventas minoristas. El Grupo IKEA tiene una compañía matriz llamada INGKA Holding BV, que a su vez es propiedad de la Fundación Stichting INGKA, establecida por el fundador de IKEA, Ingvar Kamprad. Además, la Fundación Stichting INGKA financia la Fundación Stichting IKEA, una organización benéfica holandesa que apoya iniciativas humanitarias en todo el mundo. Debido a que el sistema Coda era personalizable, permitió un proceso de conversión mucho más fácil para la variedad de unidades de negocios dentro de IKEA.

Martensson también aprovechó la flexibilidad del sistema para solicitar aportes de los usuarios finales de IKEA y adaptar el sistema a sus necesidades. Esta es una parte arraigada de la cultura de la empresa IKEA: trabajar juntos y llegar a un acuerdo antes de tomar una decisión. Sin embargo, cuando se trata de la estandarización y el cumplimiento del sistema de información financiera, este enfoque democrático no siempre es ideal. Martensson admitió que les dio a los usuarios demasiado margen de maniobra y, en cambio, debería haber adoptado una postura firme a la que los usuarios debían adaptarse.

No obstante, Martensson y su equipo hicieron un rápido progreso al implementar Coda en 12 países durante un período de 4 meses. Superaron las diferencias en los sistemas de pago automatizado de bancos extranjeros, el complicado sistema de IVA de Europa y la complejidad de la propia organización de IKEA para lograr su objetivo de una fecha de lanzamiento del 1 de septiembre de 1999.

El viaje de IKEA a fines de la década de 1990 para cambiar a un sistema financiero común muestra el efecto de la globalización y la necesidad de que las empresas se adapten en un entorno empresarial en constante cambio. La implementación exitosa de CODA no solo garantizó el cumplimiento normativo por parte de IKEA, sino que también permitió que la empresa fuera más transparente en términos de información financiera en toda la organización. La gerencia ejecutiva ya no tuvo que extraer información de la miríada de informes financieros que existían antes de la implementación de CODA; Tenía información común en un formato común a su alcance para ayudar a tomar decisiones acertadas para asegurar el éxito financiero a largo plazo de IKEA.


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