Sistemas de información de recursos humanos

El propósito de este documento es identificar otras compañías que se han enfrentado a problemas similares de recursos humanos en lo que respecta a la tecnología de la información. Mediante la evaluación comparativa de diferentes compañías, podemos aprender cómo otras compañías han manejado ciertos problemas de recursos humanos relacionados con la tecnología de la información, los sistemas de información, las nuevas tecnologías y la seguridad de los datos. Se ha completado un análisis general utilizando investigaciones sobre IBM Europa, Ameriprise Financial, Terasen Pipelines, Shaw’s Supermarkets, CS Stars LLC, IBM, WORKSource Inc. y Toshiba America Medical Systems, Inc. Este documento también incluye ocho sinopsis de empresas que enfrentan problemas similares a los de la lectura.

Nueva tecnología

Con el mundo cambiante y la nueva tecnología constante disponible, los gerentes deben conocer la tecnología que aumentará la efectividad en su empresa. Los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) se han transformado cada vez más desde que se introdujo por primera vez en General Electric en la década de 1950. HRIS ha pasado de un proceso básico para convertir los sistemas de mantenimiento de información manual en sistemas computarizados, a los sistemas HRIS que se usan hoy en día. Los profesionales de recursos humanos comenzaron a ver la posibilidad de nuevas aplicaciones para la computadora. La idea era integrar muchas de las diferentes funciones de recursos humanos. El resultado fue la tercera generación del HRIS computarizado, un HRIS autónomo, rico en funciones, de amplia base. La tercera generación llevó los sistemas mucho más allá de ser simples repositorios de datos y creó herramientas con las que los profesionales de recursos humanos podrían hacer mucho más (Byars, 2004).

Muchas compañías han visto la necesidad de transformar la forma en que se realizan las operaciones de Recursos Humanos para mantenerse al día con las nuevas tecnologías y el creciente número de empleados. Terasen Pipelines trasladó su sede de Vancouver a Calgary para estar más cerca del petróleo y se dio cuenta de un importante crecimiento en los empleados. En el pasado, el mantenimiento de la grabación se hacía en papel y con hojas de cálculo. Los gerentes de Terasen se dieron cuenta de que era necesario cambiar a un sistema más computarizado y buscaron en diferentes proveedores de HRIS. Al pasar a un sistema HRIS, Terasen puede mantener registros más precisos y prepararse mejor para el crecimiento futuro. Otra empresa que vio los beneficios de mantenerse al día con la nueva tecnología es WORKSource Inc. Para cumplir con el desafío de manejar a 100 nuevos empleados, WORKSource Inc. adquirió programas de tecnología basados ​​en la web de GHG Corp. como talón de pago electrónico, software de planillas electrónicas, horario- fuera del sistema y el sistema de información de recursos humanos (& # 147; Consejos, & # 148; 2006). Al adaptar estos nuevos programas, WORKSource pudo reducir el desperdicio y el costo.

Internet es una forma cada vez más popular de reclutar candidatos, investigar tecnologías y realizar otras funciones esenciales en los negocios. La prestación de servicios de recursos humanos en línea (eHR) admite una recopilación, almacenamiento, distribución e intercambio de datos más eficientes (Friesen, 2003). Una intranet es un tipo de red utilizada por las empresas para compartir información con las personas dentro de la organización. Una intranet conecta personas con personas y personas con información y conocimiento dentro de la organización; sirve como un & # 147; centro de información & # 148; para toda la organización. La mayoría de las organizaciones configuran intranets principalmente para empleados, pero pueden extenderse a socios comerciales e incluso clientes con la autorización de seguridad adecuada (Byars & Rue, 2004).

Aplicaciones de HRIS

La eficiencia de HRIS, los sistemas son capaces de producir resultados más efectivos y más rápidos que los que se pueden hacer en papel. Algunas de las muchas aplicaciones de HRIS son: aplicaciones administrativas, gastos de búsqueda de solicitantes, gestión de riesgos, gestión de capacitación, experiencias de capacitación, planificación financiera, análisis de rotación, planificación de sucesión, administración de beneficios flexibles, cumplimiento de regulaciones gubernamentales, informes y análisis de asistencia, humanos planificación de recursos, informes y prevención de accidentes y planificación estratégica. Con las diferentes aplicaciones de HRIS, es difícil entender cómo los programas benefician a las compañías sin mirar a las compañías que ya se han beneficiado de dichos programas.

Una de esas compañías es IBM. IBM tiene un plan de inscripción en línea sin papel para todos sus empleados. La inscripción en línea no solo le ha ahorrado a la compañía 1,2 millones por año en costos de impresión y envío, sino que los empleados disfrutan trabajando con el plan en línea. “Desde que comenzamos a ofrecer la inscripción en línea, hemos aprendido que los empleados quieren acceso a la web”, Donnelly [Senior Communications Specialist] dice, para que puedan iniciar sesión en casa en lugar de hacerlo a través de la intranet de la empresa. Por lo tanto, la compañía ha estado trabajando para establecer un sistema de inscripción basado en la web al que los empleados y los jubilados puedan acceder desde cualquier lugar (Huering, 2003). Al utilizar la aplicación de beneficios flexibles que HRIS tiene para ofrecer, IBM pudo reducir costos y brindar a los empleados la libertad de descubrir sus beneficios en su propio tiempo y ritmo.

Otra empresa que ha aprovechado las aplicaciones HRIS es Shaw & # 146; s Supermarkets. Para que Shaw & # 146; s administre mejor su fuerza laboral, la compañía decidió que era hora de centralizar las operaciones de recursos humanos. Después de analizar diferentes opciones, Shaw decidió implementar un sistema de Autoservicio para Empleados (ESS). El uso de aplicaciones de autoservicio crea una situación positiva para RRHH. ESS le da a Recursos Humanos más tiempo para enfocarse en asuntos estratégicos, como la administración de la fuerza laboral, la planificación de la sucesión y la administración de compensaciones, al mismo tiempo que mejora el servicio a los empleados y gerentes, y garantiza que sus datos sean precisos. Con esta solución, los empleados tienen acceso en línea a formularios, material de capacitación, información sobre beneficios y otra información relacionada con la nómina (Koven, 2002). Al dar a los empleados acceso a su información personal y la capacidad de actualizar o cambiar su información según sea necesario, se le dio más tiempo a Recursos Humanos para concentrarse en otros temas. Comprender las diferentes aplicaciones que HRIS tiene para ofrecer dará a las empresas la oportunidad de aumentar la eficiencia de los empleados y reducir los costos.

Medición de la efectividad de HRIS

La evaluación debe determinar si el HRIS ha cumplido o no con sus expectativas y si el HRIS se está utilizando para su máximo provecho (Byars & Rue, 2004). Uno de los desafíos más importantes que enfrentan los ejecutivos de personal público hoy en día es medir el desempeño de su sistema de información de recursos humanos (HRIS) para justificar la contribución de valor agregado del HRIS para cumplir la misión de la organización (Hagood y Friedman, 2002). La implementación de un programa HRIS puede parecer un vástago necesario para una empresa, pero a menos que sea una herramienta efectiva para las operaciones de recursos humanos, no ayudará a aumentar la eficiencia y puede obstaculizarlo.

Una empresa que implementó un sistema HRIS es Toshiba America Medical Systems, Inc. (TAMS). TAMS puso toda la información de beneficios para empleados en línea y creó una opción de inscripción abierta cuando TAMS cambió de proveedor de atención médica. Casi inmediatamente después de desplegar el portal UltiPro [new HRIS technology] Para los empleados, TAMS comenzó a ver mejoras, con un aumento estimado del 70% en la eficiencia de la inscripción abierta (Wojcik, 2004). Al determinar la eficiencia del nuevo programa, TAMS pudo obtener los beneficios del nuevo sistema HRIS.

Seguridad de HRIS

La privacidad de la información de los empleados se ha convertido en un problema importante en los últimos años. Dado que el robo de identidad se está convirtiendo en un problema común, los empleados se están volviendo más sensibles acerca de quién ve su información personal y la seguridad en la que se guarda. Al asegurarse de que la información del empleado que se guarda en el HRIS sea relevante para la empresa y se asegure de acceso (protección con contraseña) a dicha información, las empresas pueden hacer que sus empleados estén más seguros con la seguridad de su información. Ya sea electrónico o en papel, los archivos de los empleados merecen ser tratados con mucho cuidado. Establecer la seguridad y los privilegios del usuario final requiere un equilibrio entre la incorporación, la política de recursos humanos, el conocimiento del sistema y las operaciones diarias (O & # 146; Connell, 1994).

Una empresa que enfrentó un importante problema de seguridad fue CS Stars, LLC. CS Stars perdió el rastro de una de sus computadoras que contenía información personal que incluía nombres, direcciones y números de seguro social de beneficios de compensación para trabajadores. El mayor problema fue que CS Stars no notificó a los consumidores y empleados afectados acerca de la computadora que faltaba. Aunque se recuperó la computadora y no parecía haberse dañado la información, muchos empleados perdieron su sentido de seguridad con la empresa. La Ley de Incumplimiento y Notificación de Seguridad de la Información de Nueva York, vigente a partir de diciembre de 2005, requiere que las empresas que mantienen datos computarizados que incluyen información privada notifiquen al propietario de la información sobre cualquier violación de la seguridad del sistema inmediatamente después del descubrimiento, si la información privada fue, o se cree razonablemente que fue adquirida por una persona sin una autorización válida (Cadrain, 2007).

Otra compañía que experimentó una brecha en la seguridad es Ameriprise Financial. A finales de 2005, una computadora que contenía información personal sobre clientes y empleados fue robada. Debido a que muchos de los empleados de Ameriprise llevan sus computadoras entre el trabajo y el hogar, la compañía determinó que era necesario poner más seguridad en esas computadoras. Ameriprise se aseguró de que todos los empleados tuvieran instalado el nuevo conjunto de seguridad en sus computadoras. Al responder rápidamente a la necesidad de más seguridad, Ameriprise se aseguró de que toda la información se mantuviera segura. Asegurándose de que la información de los empleados se mantenga tan segura como sea posible, habrá más confianza en la empresa y en los empleados de Recursos Humanos que trabajan con esa información.

Conclusión

IBM, Terasen Pipeline, CS Stars LCC y Toshiba America Medical Systems, Inc. son buenos ejemplos de empresas que enfrentan problemas similares a la tecnología de la información de recursos humanos y los sistemas de información de recursos humanos. Todas estas empresas conocen la importancia de las nuevas tecnologías, los sistemas de información de recursos humanos y la seguridad de los datos. El resto de este documento proporciona sinopsis de más compañías que enfrentan problemas de recursos humanos, cómo la compañía respondió a los problemas y los resultados de las respuestas de la compañía.

Empresas comparadas

IBM Europa

La situación:

IBM es una organización global que ofrece investigación, software, hardware, consultoría de TI, consultoría de negocios y administración, anillo y financiamiento. Emplea a unas 340,000 personas, habla 165 idiomas en 75 países y atiende a clientes en 174 países. En enero de 2007, IBM estableció un & # 147; nuevos medios & # 148; funcionar dentro de su departamento de comunicación corporativa. El objetivo principal de IBM es educar, apoyar y promover programas que utilizan las redes sociales. IBM Europa decidió expandir la comunicación interna mediante pautas de blogs. El reconocimiento fue que los blogs ya estaban sucediendo entre los usuarios de IBM, solo de manera no regulada. De manera similar, institucionalizar una función para tratar específicamente con los nuevos medios no es un movimiento corporativo, o establecerse desde cero. Es una respuesta a los problemas que ya están surgiendo en la empresa. Ahora que esas tecnologías están aquí, las personas las están usando, están creciendo y están aquí para quedarse, solo vamos a poner algo de estructura a su alrededor para que podamos tratar de optimizar su uso. ; Los usuarios deciden qué tecnologías quieren usar y cómo quieren usarlas. Esa idea principal es que IBM entiende que deben recordar respetar el hecho de que las redes sociales son sociales. IBM tenía la necesidad de conectar a sus 340,000 empleados globales de manera más efectiva.

La respuesta:

La intención de IBM en torno a las redes sociales ahora se ha formalizado oficialmente. Desde el 22 de enero de 2007, la compañía estableció un nuevo & # 147; nuevos medios & # 148; funcionar dentro de su departamento de comunicación corporativa. & # 147; Su cometido: actuar como consultores expertos dentro y fuera de IBM en temas relacionados con blogs, wikis, RSS y otras aplicaciones de redes sociales. La idea principal es educar, apoyar y promover programas que utilicen estas herramientas. IBM tiene una historia de estar a la vanguardia de la comunicación corporativa basada en tecnología. De la lluvia de ideas multimedia & # 147; WorldJam & # 148; eso fue noticia en 2001 en el que 50,000 empleados en todo el mundo se unieron a una sesión en línea de intercambio de ideas en tiempo real sobre la dirección de la empresa. IMB siempre se ha preparado para utilizar tecnologías innovadoras para establecer un diálogo bidireccional con sus empleados. La necesidad de las redes sociales era necesaria y ya no podía esperar.

El resultado:

En los últimos años, IBM ha sido reconocida como la vanguardia en el uso de las redes sociales: IBM fue una de las primeras compañías de Fortune 500 en respaldar wikis colaborativos, publicó pautas internas de blogs desde 2003, y ahora se está moviendo rápidamente más allá RSS y podcasts en videocasting y & # 147; mundo virtual & # 148; tecnologías como Second Life. El servicio de búsqueda de intranet se extiende a todas las áreas del sitio, incluidos los aspectos de los nuevos medios. Cuando un empleado inicia sesión en su portal y ejecuta una búsqueda de palabras clave, los resultados que obtiene no solo provienen de las páginas principales de la intranet, sino que también incluyen resultados de foros de IBM, wikis, blogs y etiquetas de podcast / videocasts. IMB entiende que los empleados ya no se quedan en una empresa durante toda su vida. Simplemente ya no es así. En Bélgica, por ejemplo, más del 50 por ciento de 2.300 empleados han estado allí menos de cinco años. La compañía ha llegado a la conclusión de que, con una fuerza laboral cada vez más joven y móvil, lo más probable es que una población de empleados llena de una generación más joven, para quienes estas herramientas son parte integrante de la vida, no esté tan lejos. En los años venideros, IBM tendrá que lidiar con la base de empleados para los cuales los blogs son la forma natural de interactuar a través de una plataforma web. IBM ha creado plataformas centralizadas para la mayoría de las herramientas que están bajo su competencia, que incluye wikis. Para Philippe Borremans, los nuevos medios líderes en Europa para IBM, las posibles aplicaciones comerciales de una wiki cubren dos grandes beneficios: colaboración e intercambio de conocimientos. IBM ha logrado algunos éxitos notables en ambos frentes en las cerca de 5000 páginas wiki que ahora están en funcionamiento en la organización. La compañía ha tenido un gran interés en el podcasting durante los últimos 18 meses, escribir puede parecer una habilidad técnica, mientras que las personas sienten que pueden hablar más libremente de lo que pueden escribir. Uno de los podcasts más populares de IBM, con más de 20,000 descargas a la semana.

Ameriprise Financial

La situación:

La encuesta del Departamento de Justicia estima que 3,6 millones de hogares estadounidenses fueron víctimas de robo de identidad en 2004. El tráfico de citas personales va más allá de las fronteras estadounidenses: el New York Times informa que la información financiera robada a menudo se distribuye entre los participantes de las juntas de comercio en línea y los compradores Con frecuencia se encuentran en Rusia, Ucrania y Oriente Medio. Una razón por la que los clientes están preocupados por la seguridad de los datos es la publicidad generalizada generada por las infracciones en la firma de servicios financieros. A fines de diciembre de 2205, una computadora portátil de un empleado de Ameriprise Financial que contenía datos no cifrados de aproximadamente 230,000 clientes y asesores fue robada de un automóvil. Otra firma de servicios financieros, incluyendo Citigroup y Bank of America, también reconoce pérdidas de datos de clientes a gran escala en 2005. El presidente de NCS, Rita Dew, una firma consultora de cumplimiento en Delray Beach, Florida, dice que la Comisión de Bolsa y Valores requiere asesores de inversión. tener políticas y procedimientos que aborden las salvaguardas administrativas, técnicas y físicas relacionadas con los registros e información del cliente.

La respuesta:

Ameriprise Financial tuvo que defenderse y tuvo que implementar & # 147; capas de protección. & # 148; Es importante para los empleados que utilizan su computadora principal de negocios, y los empleados transportan regularmente la computadora entre el hogar, la oficina y los sitios de reunión. La vulnerabilidad de este arreglo y la necesidad de un programa de software de seguridad es muy necesaria.

El resultado:

Los empleados que transportan tapas de laboratorio deben instalar Steganos Security Suite en su computadora. Este software permite a los empleados crear una unidad virtual encriptada en la computadora portátil que sirve como almacenamiento seguro de datos. Los empleados almacenan todos los datos relacionados con el cliente y la base de datos del software de preparación de impuestos en la unidad cifrada, que los empleados han configurado con un gigabyte de espacio de almacenamiento. Lo mejor es que cuando un empleado apaga la computadora, la información se almacena de forma segura, el software encripta automáticamente los datos de la unidad virtual. El software también genera archivos de copia de seguridad cifrados, que los empleados almacenan en CD en una caja fuerte a prueba de fuego. Esto debería mantener los datos seguros si se roba la computadora portátil de cualquier empleado o si se extrae la unidad de la computadora portátil. Otros asesores financieros confían en el cifrado tanto dentro como fuera de la oficina. Otros programas que se utilizan para proteger la información del cliente son el sistema RAID Nivel 1 para almacenar datos en las unidades que están encriptados con el software SecureDocs de WinMagic. El cifrado garantiza que cualquier persona que robe la computadora será absolutamente incapaz de leer los datos, incluso conectándolo a otra computadora como una unidad esclava. Esto ha dado a muchos asesores financieros la mayor tranquilidad.

Tuberías de Terasen

La situación:

Terasen Pipelines es una subsidiaria de Terasen Inc. ubicada en Vancouver, Canadá, y se encuentra en varias provincias y estados de EE. UU. En 2001, la compañía cambió su sede a Calgary para estar más cerca del petróleo. Con el gran movimiento, la compañía experimentó un crecimiento acelerado. Con la compañía en muchos lugares diferentes y el creciente número de empleados, el departamento de recursos humanos vio la necesidad de encontrar un nuevo sistema para mantener registros más precisos.

La respuesta:

En el pasado, Terasen había mantenido registros en papel y con hojas de cálculo y con el crecimiento de la compañía, este sistema no funciona tan bien como en el pasado. Con el fin de compensar el crecimiento futuro, Terasen comenzó a buscar empresas HRIS para ayudar con las operaciones de recursos humanos. Después de investigar diferentes compañías, se encontró que el modelo de proveedor de servicios de aplicaciones de Hewitt con eCyborg era el adecuado.

El resultado:

Aunque hubo dificultades para adaptarse a una nueva forma de mantenimiento de registros, Terasen pudo encontrar un sistema que ayudará a respaldar el crecimiento actual y futuro de la empresa. Afortunadamente, parte del personal de Recursos Humanos tenía experiencia trabajando con un HRIS y pudo ayudar a sus colegas a imaginar nuevos procesos, con la ayuda de un sistema. Un tema que a menudo se expresó a lo largo de este proceso fue: “Ustedes no saben cuánto estamos trabajando cuando podemos hacer que sea mucho más fácil con un sistema que podría hacer mucho de esto por nosotros. No siempre tiene que corre al gabinete para obtener el archivo del empleado solo para obtener información básica. Todo puede estar a tu alcance “. (Vu, 2005). Para ayudar a Terasen a aliviar la carga de recursos humanos de implementar un nuevo sistema de recursos humanos, la gerencia de Terasen estaba convencida de buscar un proveedor para ayudar a implementar y mantener un sistema HRIS. Este sistema ha ayudado a Terasen a prepararse mejor para el crecimiento actual y futuro.

Los supermercados de Shaw

La situación:

Shaw & # 146; s Supermarkets es la segunda cadena de supermercados más grande de Nueva Inglaterra. Con una fuerza laboral de 30,000 ubicados en 180 tiendas en seis estados, el personal de recursos humanos de Shaw es responsable de administrar los datos personales de los empleados. Su combinación de empleados incluye aproximadamente el 70 por ciento de los empleados a tiempo parcial, que consiste en estudiantes, jubilados, trabajadores a tiempo parcial de segundo empleo y trabajadores a tiempo parcial de carrera. Un tercio de la fuerza laboral está compuesta por asociados sindicales, y el personal de Shaw supervisa la participación de la empresa en tres sindicatos y seis contratos separados (Koven, 2002). Para ayudar a administrar la fuerza laboral, el personal de recursos humanos se interesó en centralizar sus operaciones de recursos humanos.

La respuesta:

Para centralizar las operaciones de recursos humanos, Shaw decidió implementar una solución ESS (autoservicio para empleados). El uso de aplicaciones de autoservicio crea una situación positiva para RRHH. ESS le da a Recursos Humanos más tiempo para enfocarse en asuntos estratégicos, como la administración de la fuerza laboral, la planificación de la sucesión y la administración de compensaciones, al mismo tiempo que mejora el servicio a los empleados y gerentes, y garantiza que sus datos sean precisos. Con esta solución, los empleados tienen acceso en línea a formularios, material de capacitación, información sobre beneficios y otra información relacionada con la nómina.

El resultado:

Shaw & # 146; s ha tenido comentarios positivos desde la implementación de la solución ESS. “La reacción de nuestros empleados ha sido extremadamente positiva”, dice Penney, VP de Compensación y Beneficios. “Incluso tuvimos un aumento significativo en nuestros costos de cobertura médica, y casi no fue un problema porque la inscripción en línea presentaba las opciones de planes, el costo de los empleados y el subsidio de la compañía. Una aplicación de autoservicio para empleados hace que sea muy fácil para que comprendan sus contribuciones y opciones de cobertura. Recibí varios correos electrónicos de empleados que decían que esto era un gran cambio y lo fácil que era ESS, que no suele ser el caso cuando los empleados seleccionan sus opciones de beneficios “. (Koven, 2002). Al darles a los empleados más acceso a su información, pueden ver las opciones de beneficios disponibles para ellos. Los empleados también pueden actualizar su información en línea, lo que ayuda a reducir el papeleo del pasado. Shaw & # 146; s también ha visto una mejora en la productividad porque los empleados están actualizando la información en el hogar, no durante las horas de trabajo.

CS Stars, LLC

La situación:

El Fiscal General de Nueva York, Andrew Cuomo, anunció que el Estado de Nueva York llegó a su primer acuerdo con una compañía acusada de no notificar a los consumidores y a otros que sus datos personales habían desaparecido. La oficina de Cuomo, que hace cumplir la Ley de Incumplimiento y Notificación de Seguridad de la Información de 2005 del estado, acusó a CS STARS LLC, una compañía de gestión de reclamos con sede en Chicago, por no dar aviso de que había perdido el rastro de una computadora que contenía datos sobre 540,000 neoyorquinos & # 146; trabajadores & # 146; reclamaciones comp.

La respuesta:

El propietario de los datos perdidos, que había estado bajo la custodia de CS STARS, era el Comité de Conservación de Fondos Especiales de Nueva York, una organización que ayuda a proporcionar trabajadores & # 146; beneficios de compensación bajo la ley de compensación de trabajadores del estado. El 9 de mayo de 2006, un empleado de CS STARS notó que faltaba una computadora que contenía información personal, incluidos los nombres, las direcciones y los números de Seguro Social de los destinatarios de los trabajadores & # 146; Compensación y Beneficios. Pero CS Stars esperó hasta el 29 de junio de 2006 para notificar a los Fondos Especiales y al FBI sobre la violación de seguridad. Debido a que el FBI declaró que la notificación a los consumidores podría impedir su investigación, CS STARS esperó hasta el 8 de julio de 2006 para enviar notificaciones a los 540,000 neoyorquinos afectados por la violación. El 25 de julio de 2006, el FBI determinó que un empleado, de un contratista de limpieza, había robado la computadora, y la computadora que faltaba fue localizada y recuperada. Además, el FBI descubrió que no se había accedido incorrectamente a los datos de la computadora que faltaba.

El resultado:

La Ley de Incumplimiento y Notificación de Seguridad de la Información de Nueva York, vigente a partir de diciembre de 2005, requiere que las empresas que mantienen datos computarizados que incluyen información privada notifiquen al propietario de la información sobre cualquier violación de la seguridad del sistema inmediatamente después del descubrimiento, si la información privada fue, o se cree razonablemente que fue adquirida por una persona sin una autorización válida. La ley afecta no solo a las empresas en sus tratos con sus clientes, sino también a los empleadores en su papel de custodios de los empleados & # 146; información personal. (Cadrain)

Sin admitir ninguna violación de la ley, CS STARS acordó cumplir con la ley y garantizar que se realizarán las notificaciones adecuadas en caso de cualquier incumplimiento futuro. La compañía también acordó implementar prácticas más extensas relacionadas con la seguridad de la información privada. CS STARS pagará a la oficina del Fiscal General $ 60,000 por los costos relacionados con esta investigación. (Cadrain)

IBM

La situación:

El sistema de inscripción en línea sin papel de IBM, presentado en 1999, ha demostrado ser un ganador tanto para los 135,000 empleados activos de la compañía como para la compañía, según Cathleen Donnelly, especialista senior en comunicaciones en la sede de la compañía en Armonk, Nueva York. La compañía ahorra $ 1.2 millones por año solo en costos de impresión y envío, dice Donnelly, y los empleados & # 146; puede aprovechar una variedad de tecnologías para aprender sobre problemas, investigar información del programa y acceder a herramientas de soporte de decisiones desde sus computadoras de escritorio. (Heuring, 2002)

La respuesta:

Una de esas herramientas, un estimador de costos médicos personales, permite a los empleados calcular los posibles gastos de atención médica de su bolsillo en cada una de las opciones del plan disponibles para ellos, dice Donnelly. Los empleados inician sesión personalmente y son recibidos por su nombre y con información importante con respecto a la inscripción de sus beneficios, como los plazos y cuándo entran en vigencia los cambios. Ellos obtienen acceso automáticamente a los planes de salud que están disponibles para ellos, y la calculadora les permite comparar los montos de beneficios estimados para cada plan.

“Los empleados pueden seleccionar los servicios de atención médica que esperan usar en un año en particular, estimar la frecuencia de uso esperada y calcular los costos potenciales bajo cada opción del plan”, dice Donnelly. “Los comentarios que recibimos de los empleados nos dicen que esta herramienta realmente los ha ayudado a hacer una comparación entre los planes en función de cómo consumen los servicios médicos”. La calculadora muestra tanto los costos de IBM como los de los empleados. (Heuring, 2002)

El resultado:

“Desde que comenzamos a ofrecer la inscripción en línea, hemos aprendido que los empleados quieren acceso a la web”, dice Donnelly, para que puedan iniciar sesión en casa en lugar de hacerlo a través de la intranet de la empresa. Por lo tanto, la compañía ha estado trabajando para establecer un sistema de inscripción basado en la web al que los empleados y jubilados puedan acceder desde cualquier lugar.

Los empleados pueden obtener información resumida sobre los planes, profundizar en detalles muy específicos y seguir enlaces a los proveedores de atención médica para realizar investigaciones. Donnelly dice que el sistema ha recibido altas calificaciones por conveniencia porque los empleados pueden “entrar y salir rápidamente”.

WORKSource Inc.

La situación:

Para enfrentar el desafío de manejar a 100 nuevos empleados, WORKSource Inc. adquirió programas de tecnología basados ​​en la web de GHG Corp. como talonario de pago electrónico, software electrónico de hojas de horas, sistema de tiempo libre y sistema de información de recursos humanos (& # 147; Consejos, & # 148; 2006). Estas herramientas permitieron a la CEO Judith Hahn manejar los procedimientos de nómina de manera eficiente y efectiva.

La respuesta:

WORKSource tiene ocho centros de fuerza laboral, con aproximadamente 108 empleados, ubicados en una región de seis condados. Anteriormente, la nómina, los beneficios y los recursos humanos para esos empleados eran procesados ​​y administrados por una Organización Profesional de Empleadores. La compañía también cuenta con 52 empleados administrativos en su oficina central. Cuando el contrato con el PEO finalizó el 30 de junio de 2006, esos 108 empleados fueron trasladados inmediatamente a la nómina de WORKSource, lo que significaba que la carga de trabajo de Hahn se duplicó con creces a partir de julio de 2006 (& # 147; Tips, & # 148; 2006).

Hahn, en una entrevista con PMR, dijo que confiaba en LEAN para ayudarla a manejar lo que necesitaba cambiar para que ella manejara la mayor carga de trabajo. Dos años antes, el CEO de Hahn le había presentado LEAN, un concepto de gestión japonés para eliminar pasos y movimientos innecesarios al completar los procesos. & # 147; comencé a leer lo más posible sobre LEAN y me uní a un grupo de enfoque HR LEAN & # 148; (& # 147; Consejos, & # 148; 2006).

El resultado:

El dominio de los conceptos de LEAN llevó a Hahn a desarrollar y aplicar su propio acrónimo de ‘RAZÓN’ # 148; a los procesos de nómina y recursos humanos de su departamento. Revise el proceso: mapee las tareas de nómina de principio a fin. Elimine el desperdicio: determine cómo completar una tarea de nómina de manera más eficiente sin pasos innecesarios. Analizar alternativas: investigar y evaluar la aplicabilidad de las nuevas tecnologías. Venda innovaciones a la gerencia: documente el retorno de la inversión de cada innovación. Abra las líneas de comunicación: comuníquese abiertamente & # 151; y a menudo & # 151; con todas las partes interesadas, incluidos los empleados y la alta dirección. Nunca permita la negatividad: haga que el cambio sea simple y divertido. Brinde a los empleados mucho ánimo y tiempo para aprender (& # 147; Consejos, & # 148; 2006). Judith Hahn pudo implementar las funciones correctas de recursos humanos utilizando sistemas de información.

Toshiba America Medical Systems Inc.

La situación:

Lynda Morvik, directora de sistemas de información de recursos humanos y beneficios de Toshiba America Medical Systems Inc. (TAMS), con sede en Tustin, California, pensó que tendría sentido agregarle un componente de comunicación de beneficios. Al tener toda la información de beneficios en línea, el manual del empleado de TAMS también sería un documento vivo, permitiendo a Morvik hacer cambios cuando sea necesario. Tal fue el caso a mitad del proyecto, cuando TAMS cambió los planes de atención médica de Aetna Inc. a United Health Group Inc (Wojcik, 2004).

La respuesta:

TAMS, una compañía independiente del grupo de Toshiba Corporation y un proveedor líder mundial de sistemas de diagnóstico por imágenes médicas y soluciones médicas integrales, como CT, rayos X, ultrasonido, medicina nuclear, resonancia magnética y sistemas de información, habían estado utilizando una oficina de servicios de nómina y una solución interna para recursos humanos que no incluía informes consolidados fáciles de usar o un portal para empleados. Después de evaluar UltiPro junto con varios proveedores de recursos empresariales, TAMS seleccionó la oferta de Ultimate Software y entró en funcionamiento en septiembre de 2002 después de una implementación a tiempo y dentro del presupuesto. Casi inmediatamente después de desplegar el portal UltiPro para los empleados, TAMS comenzó a ver mejoras, con un aumento estimado del 70% en la eficiencia de la inscripción abierta (Wojcik, 2004).

El resultado:

En un esfuerzo por expandir el uso de la Web más allá del proceso de inscripción de beneficios, TAMS ha publicado una biblioteca de documentos y formularios en su portal de Recursos Humanos, incluido el manual de beneficios, que obtuvo un Premio Apex 2004 por excelencia de publicación. Ese mismo año, la revista Business Insurance también le otorgó a TAMS el premio Electronic Benefit Communication (EBC) por sus logros sobresalientes en la comunicación de programas de beneficios para empleados a través de la Web. Para continuar elevando su uso de la solución HRMS / nómina de Ultimate Software, TAMS modificó el portal UltiPro para satisfacer las necesidades únicas de la compañía de imágenes (Wojcik, 2004). Se integró completamente con varias aplicaciones patentadas creadas para abordar problemas de compensación y gestión del rendimiento, de modo que los empleados de TAMS tengan una ubicación central para obtener información completa sobre la fuerza laboral y la nómina desde un navegador web al que puedan acceder con un inicio de sesión único (Wojcik, 2004).

Referencias

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