Un informe es una presentación escrita estructurada directamente para interesar a los lectores en respuesta a algún propósito específico, objetivo o solicitud que se pueda recopilar o derivar. Un informe efectivo es preciso, apropiado, lógico, claro, conciso y bien organizado con un resultado final de investigación.

La redacción formal de informes tiene ciertas convenciones con respecto al formato, estilo, referencia y otras características que requieren pautas claras de propósito y audiencia; por lo tanto, antes de comenzar a trabajar en un informe, aclare las W (por qué, qué, quién, cuándo, dónde) y H (cómo) del informe. Se puede clasificar como Rutina, Especial, Información y Analítica. La estructura del informe comercial es: –

1. Portada del título: – También conocida como portadas, incluye el título del informe, el nombre del escritor, la organización, la fecha y la persona / grupo al que se envía el proyecto.

2. Tabla de contenido: – Incluye número de página, temas, números de sección y número de capítulo que proporciona detalles claros y muy concisos de los contenidos, conclusiones, recomendaciones, referencias, apéndices, etc.

3. Resumen ejecutivo: aunque el resumen precede al informe principal cuando se presenta en forma final, el resumen se redacta solo después de que se haya realizado el estudio y se haya completado el resto del informe. Es breve, preciso, breve y libre de jergas, más informativo y menos descriptivo para que el cuerpo pueda entenderlo y obtener los puntos principales.

4. Metodología: – Describe en detalle las herramientas y técnicas cuantitativas precisas utilizadas para lograr el resultado deseado para lograr el objetivo. La fuente de datos puede ser primaria (cuestionarios, entrevista personal) y secundaria (libros, revistas, periódicos, diarios, etc.).

5. Introducción: describe la naturaleza / propósito y el alcance del estudio / problema. Comienza desde una visión general amplia y luego pasa al enfoque específico del estudio. Incluye detalles relacionados con temas, información básica necesaria, propósito y alcance del informe. El uso de tablas, diagramas de flujo, organigramas puede hacer que el informe sea más efectivo.

6. Cuerpo principal: – Es el corazón del informe. Se divide en sección lógica. Todos los encabezados, subtítulos, características tales como mayúsculas, fuentes, negrita, cursiva, subrayado, gráficos, estadísticas, tablas, tabla, gráficos deben usarse adecuadamente. RECUERDE: – Cuando se citan las palabras exactas de un escritor, deben reproducirse exactamente en todos los aspectos: redacción, ortografía, puntuación, mayúsculas y parágrafos. La intención del texto original no debe ser alterada. Cuando establezca cifras o evidencias, identifique primero la fuente.

7. Conclusiones: – La conclusión surge de hechos que deberían ser convincentes y sobre bases sustanciales. Es la presentación lógica de su investigación del “problema” y su resultado. No incluya gráficos o diagramas en conclusión. Esta área debe ser breve, seguir claramente el orden de los hallazgos y conducir a recomendaciones.

8. Recomendaciones: – Se basan en conclusiones. Debe ser práctico, específico, bien organizado y debe sugerir qué hacer con el problema. Se desarrolla a partir del análisis y los hallazgos del estudio, demostrando el propósito, la contribución y el aprendizaje del proyecto.

9. Referencia y bibliografía: – Mencione la lista de fuentes, es decir, libros / revistas / revistas consultadas al hacer el informe. Está organizado en orden alfabético del apellido del autor: cronológicamente para cada autor, seguido inmediatamente por el año de publicación (la fecha a menudo se coloca entre paréntesis), el título de la publicación aparece después de la fecha seguida por el nombre del editor mientras que las Bibliografías son textos consultados por no referidos directamente.

10. Apéndice: información adicional como lista de distribuidores, cuestionarios, detalles del producto, precios del organigrama se colocan como apéndices al final del informe.

Por lo tanto, escribir un Informe Comercial es un arte que requiere esfuerzos constantes para el desarrollo como se define correctamente, “Un Informe Comercial es una comunicación ordenada e imparcial de información objetiva que sirve para algún propósito comercial”.

Consejos de un informe comercial efectivo: –

1. Organice bien sus ideas antes de redactar.

2. Recuerde utilizar siempre el corrector ortográfico antes de imprimir los documentos.

3. Use tiempo simple, tono correcto, formato, signos de puntuación y apóstrofes.

4. Limite el uso de jergas, acrónimos, palabras confusas e incorrectas.

5. No use todas las letras mayúsculas.

6. Evite el uso del tiempo pasivo y la antigua forma de hablar.