Los propietarios de restaurantes independientes a menudo hacen su propia contabilidad. Incluso si contratan a un contador profesional al final del año, pueden ahorrar un considerable dinero al manejar las tareas semanales.

Configurar un plan de cuentas para satisfacer las necesidades del restaurante generalmente requiere personalizar las opciones predeterminadas de cualquier programa de contabilidad. La selección de cuentas de ventas y costos de bienes en la mayoría de los sistemas no proporciona la separación de las categorías de alimentos y bebidas que se necesitan.

Incluso el programa líder de contabilidad para pequeñas empresas, si bien tiene una selección predeterminada para restaurantes, no proporciona todas las cuentas que requieren la mayoría de los propietarios de restaurantes. Además, muchas de las cuentas de gastos que se agregan rara vez se usan, lo que genera confusión durante la entrada de datos y no ayudan con la descripción general de las finanzas del negocio.

La Asociación Nacional de Restaurantes publica un libro titulado Sistema Uniforme de Cuentas para Restaurantes. El libro proporciona descripciones detalladas de la aplicación de principios contables generalmente aceptados a la industria de restaurantes.

Ese libro incluye un plan de cuentas de muestra, pero señala que “los códigos utilizados aquí no son el único método para clasificar las cuentas”. Señala que la mayoría de los restaurantes no utilizarán todas las categorías enumeradas, y también carece notablemente de un desglose del inventario y las categorías de costos más allá de “alimentos” y “bebidas”. Muchos propietarios de restaurantes desean una mayor separación de esas categorías para incluir subcategorías como “carne”, “mariscos” y “productos”, y posiblemente “cerveza” y “vino” para las categorías de bebidas.

Si bien muchos programas no requieren el uso de números de cuenta, el libro de NRA establece que se debe usar algún tipo de sistema de numeración de cuentas. Si su programa no muestra números de cuenta, debería tener una opción en una pantalla de configuración para activar esa función.

Cualquier sistema de numeración de cuentas generalmente se agrupa de modo que las cuentas de un tipo particular caigan dentro de un rango específico de números. Por ejemplo, los activos pueden estar en el rango de 1000 y las cuentas de ingresos en el rango de 4000. En sistemas con muchas cuentas detalladas, se pueden usar números de 5 dígitos para permitir más subcategorías, pero eso rara vez se necesita para un restaurante pequeño.

Los rangos de números típicos que utilizan muchos sistemas de contabilidad son los siguientes:

Cuentas de activos: 1000-1999

Cuentas de pasivo: 2000-2999

Cuentas de patrimonio: 3000-3999

Cuentas de ingresos: 4000-4999

Costo de los bienes: 5000-5999

Gastos: 6000-8000

Cuentas “Otros”: 8000-9999

Cuentas de activos

Las cuentas de activos incluyen efectivo, cuentas bancarias, inventario y todo lo demás de su propiedad.

Es común asignar el primer número de cuenta, 1000, a Efectivo, ya que generalmente se ordenan, dentro de cada grupo, por liquidez (facilidad de conversión a efectivo).

Se debe usar una cuenta separada en el plan de cuentas para cada cuenta bancaria mantenida para el negocio. Si los depósitos comerciales tardan unos días en llegar al banco, se puede utilizar una cuenta mercantil. Además, si se aceptan cheques y no se procesan electrónicamente, se debe crear una cuenta para depositar cheques.

Las cuentas nuevas normalmente están numeradas con 10 dígitos de diferencia, por lo que sus dos primeras cuentas bancarias pueden usar 1010 y 1020 como números de cuenta en el plan de cuentas. Dejar espacios entre los números hace que sea fácil agregar otra cuenta más tarde y exprimirla en el orden de clasificación en cualquier posición.

Las cuentas de activos pueden numerarse como tales:

  • 1000 en efectivo
  • 1010 Cuenta bancaria primaria
  • 1020 Cuenta bancaria # 2
  • Cuenta de depósito comercial 1060
  • 1080 cheques recibidos
  • 1100 cuentas por cobrar
  • Inventario de alimentos 1200
  • 1210 Inventario de carne
  • Inventario de aves de corral 1220
  • 1230 Inventario de mariscos
  • Inventario lácteo 1240
  • 1250 Inventario de productos
  • Inventario de panadería 1260
  • Inventario congelado 1270
  • 1280 Inventario de comestibles secos y enlatados
  • Inventario de bebidas 1320
  • Inventario de licores 1330
  • Inventario de cerveza 1340
  • Inventario de vino 1350
  • Inventario de mercancías 1360
  • 1380 Bar e inventario de consumibles
  • 1400 gastos y anticipos prepagos
  • 1450 valor de retorno de reciclaje

Los activos que tienen una vida útil de varios años o más se denominan activos a largo plazo. Esto también incluye cualquier propiedad inmobiliaria.

  • 1500 activos fijos
  • 1510 Terrenos y edificios
  • Automóvil 1520
  • 1530 Muebles accesorios y equipo
  • Mejoras de arrendamiento 1540
  • 1600 Depreciación acumulada
  • 1700 gastos de inicio capitalizados
  • 1800 depósitos de seguridad

Cuentas de responsabilidad

Las cuentas de responsabilidad incluyen cosas como tarjetas de crédito y cuentas por pagar a proveedores. También incluye el dinero recibido por cosas como impuestos que se deben al estado, propinas a los empleados y tarjetas de regalo vendidas pero aún no canjeadas. Los préstamos inmobiliarios y otras financiaciones importantes se subdividen en pasivos a largo plazo.

Las cuentas de responsabilidad pueden numerarse como:

  • 2000 cuentas por pagar
  • Tarjeta de crédito 2110
  • Tarjeta de crédito 2120 # 2
  • Tarjeta de crédito 2130 # 3
  • 2140 Tarjeta de crédito # 4
  • 2210 Impuesto sobre las ventas por pagar
  • 2220 Segundo impuesto por pagar
  • 2250 pasivos de nómina
  • 2260 Segunda responsabilidad de nómina
  • 2280 Consejos mantenidos
  • 2300 tarjetas de regalo y certificados
  • 2350 Créditos de cliente
  • 2400 notas por pagar
  • 2500 Otra deuda

Cuentas de patrimonio

La inversión de los propietarios en la empresa está representada en las cuentas de patrimonio. Para una corporación, esto incluye el patrimonio neto. Es efectivamente el dinero que el negocio debe a los propietarios. Cuando se cierra un período contable, el saldo de las categorías de ingresos y gastos se transfiere a Ganancias Retenidas, que también es una cuenta de patrimonio.

Las cuentas de capital más básicas podrían numerarse:

  • 3000 Capital propietario
  • 3100 Acciones comunes
  • 3300 ganancias retenidas

Cuentas de ingresos

Las ventas caen en la categoría general de cuentas de ingresos. Un restaurante obviamente querrá categorías separadas para la venta de alimentos y bebidas, y puede querer una mayor separación de las ventas de cerveza, vino y licores.

Las cuentas de ingresos típicas son:

  • 4000 ingresos por ventas
  • 4200 Ventas de alimentos
  • 4320 Venta de bebidas
  • 4330 Ventas de licor
  • 4340 Ventas de cerveza
  • 4350 ventas de vino
  • 4360 Ventas de mercadería
  • 4500 Catering y contratos
  • 4700 Otros ingresos operativos
  • 4900 descuentos

Una diferencia entre las recomendaciones de la NRA y muchas otras listas involucra la colocación de las cuentas de “otros ingresos”. Esto puede incluir ingresos de fuentes tales como gastos de cobertura, juegos o máquinas expendedoras y alquiler de salas de banquetes. La mayoría de las listas ubican estas cuentas en el rango de 8000, por encima de los gastos, pero la lista NRA las ubica en el rango de 6000.

La mayoría de las ubicaciones más pequeñas solo necesitarán una categoría única para otros ingresos. Dado que el “costo de los bienes” es una subcategoría general de gastos, tiene sentido evitar colocar una categoría de ingresos en el medio del rango desde COGS hasta gastos. Se ha colocado una sola cuenta en esta lista dentro del rango de 4000.

Poner los descuentos en la categoría de ingresos implica que esta será una cuenta “contra”. Donde la mayoría de las categorías de ventas tendrán un saldo acreedor, los descuentos normalmente tendrán un saldo deudor.

Cuentas de costo de bienes

Las cuentas de Costo de bienes, también llamadas Costo de ventas o Costo de bienes vendidos, representan las compras de alimentos y bebidas para proporcionar las comidas. Se pueden incluir otros gastos directamente relacionados con las ventas, como las tarifas comerciales o los vasos y servilletas consumibles.

Los números utilizados aquí también proporcionan coherencia en todas las cuentas, ya que los últimos 3 dígitos de cada categoría COGS son los mismos que los últimos 3 dígitos en la cuenta de inventario asociada.

Una lista de costo de bienes podría incluir:

  • 5000 Costo de ventas
  • Costo de comida 5200
  • 5210 Costo de carne
  • 5220 Costo de aves de corral
  • 5230 Costo de mariscos
  • 5240 Costo lácteo
  • Costo de producción 5250
  • Costo de panadería 5260
  • Costo congelado 5270
  • 5280 Costo de alimentos secos y enlatados
  • 5320 Costo de bebidas
  • 5330 Costo de licor
  • 5340 Costo de cerveza
  • 5350 Costo del vino
  • 5360 Costo de mercancía
  • 5380 Bar y costo de consumo
  • 5600 Entrega y mano de obra directa Costo
  • 5700 honorarios comerciales

Cuentas de gastos

Este ejemplo separa las cuentas de gastos en tres categorías principales: gastos de nómina y otros gastos. Los gastos de nómina se agrupan en el rango de 6000, con los otros gastos operativos en el rango de 7000. Los gastos generales como el alquiler, los impuestos y la amortización se incluyen en el rango de 8000.

Si bien las cuentas deben desglosarse al menos lo suficiente como para separar las líneas impositivas, la combinación de cuentas poco utilizadas hará que la descripción general sea mucho más fácil de entender. La siguiente lista combina varias categorías que a menudo están separadas en otros gráficos.

Debe consultar con su contador o preparador de impuestos para asegurarse de que todo lo que combine, de hecho, comparta la misma línea de impuestos.

La cuenta de pérdida / desperdicio de inventario se ha deslizado bajo el marcador 6000, ya que algunos pueden considerar que pertenece a las categorías de costo de bienes.

  • 5800 Pérdida / desperdicio de inventario
  • 6000 Gastos laborales
  • 6100 salarios de gestión
  • 6200 salarios del personal
  • 6300 contrato de trabajo
  • 6400 Comisiones pagadas
  • 6500 beneficios para empleados
  • 6600 seguro de compensación de trabajadores
  • 6700 impuestos de nómina de empleadores
  • 6800 Gastos de procesamiento de nómina
  • 7100 Gastos directos de operación
  • 7110 China – Cristalería – Cubiertos
  • 7120 Suministros para restaurantes y cocinas
  • 7130 Suministros y gastos de limpieza
  • 7140 Decoraciones y artículos para invitados
  • 7150 Lavandería – Ropa de cama – Uniformes
  • 7160 Tasas – Permisos – Licencias
  • 7200 Pest – Seguridad – otro contrato
  • 7250 POS – Soporte técnico – Servicio en línea
  • Comercialización 7300
  • 7310 Publicidad impresa y multimedia
  • 7320 Eventos promocionales
  • 7400 Automóvil y viajes
  • 7500 Música y entretenimiento
  • 7600 reparaciones y mantenimiento
  • 7700 Utilidades
  • 7750 Teléfono y conexión de red
  • 7800 General y Administrativo
  • 7810 Deudas incobrables – Sobre / corto
  • 7820 Tasas bancarias
  • 7830 seguros
  • 7840 interés
  • 7850 Honorarios profesionales
  • 7890 Misc. Gasto de oficina
  • 8100 Costos de alquiler y ocupación
  • 8200 Alquiler de equipos
  • 8600 Impuesto sobre las ventas pagado en compras
  • 8700 Amortización
  • 8900 Otros gastos
  • 9000 impuesto sobre la renta

Otras cuentas

Los únicos elementos restantes a tener en cuenta son la venta de activos importantes, otros ingresos de fuentes además de las operaciones de restaurantes (como inversiones o subarriendo de espacios), y una cuenta de marcador de posición para transacciones donde el propietario del negocio necesita la ayuda de su contador.

  • 9500 Ganancia / Pérdida por venta de activos
  • 9900 Otros ingresos (no de la operación
  • 9999 Pregúntele a mi contador